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仙臺(tái)是日本東北地區(qū)最大的城市被譽(yù)為“森林之城”是宮城縣的首府，亦是日本本州最大的經(jīng)濟(jì)和文化中心。近年來(lái)，隨著仙臺(tái)市出生率下降和勞動(dòng)人口的急劇減少，以及行政部門(mén)的業(yè)務(wù)越來(lái)越復(fù)雜，仙臺(tái)市的民政服務(wù)質(zhì)量出現(xiàn)了明顯下滑。

為了應(yīng)對(duì)這一難題，仙臺(tái)市于2019年4月開(kāi)始正式應(yīng)用RPA機(jī)器人，以提高各個(gè)行政部門(mén)的工作效率和節(jié)省員工的時(shí)間。

通過(guò)RPA的幫助，仙臺(tái)市政府的6大部門(mén)9項(xiàng)業(yè)務(wù)全部實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，并且工作時(shí)間有了不同程度的減少，其中用于通告民眾的業(yè)務(wù)減幅程度最大達(dá)到95%。

仙臺(tái)城鎮(zhèn)發(fā)展政策局信息部主任-大作俊史表示，起初應(yīng)用RPA機(jī)器人主要有兩個(gè)期望，一方面是希望通過(guò)RPA將那些基于規(guī)則、重復(fù)、繁瑣的業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，從而解決人手不足的問(wèn)題；另一方面可以提高業(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確率和時(shí)效性，改善居民服務(wù)質(zhì)量。

仙臺(tái)城鎮(zhèn)發(fā)展政策局信息部主任-大作俊史（左）

為了安全穩(wěn)定的將仙臺(tái)市政府的業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，于2018年10月開(kāi)始對(duì)RPA進(jìn)行PoC測(cè)試。在此期間，仙臺(tái)市將公告部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的4項(xiàng)業(yè)務(wù)率先應(yīng)用RPA機(jī)器人。

公告部門(mén)在應(yīng)用RPA之前，需要人工手動(dòng)的接收編輯部發(fā)來(lái)的內(nèi)容，然后輸入到政府網(wǎng)站中進(jìn)行發(fā)布。這樣做最大的問(wèn)題在于，無(wú)法保證新聞的時(shí)效性，內(nèi)容何時(shí)發(fā)布完全取決于人工的操作時(shí)間；

在應(yīng)用RPA之后，根據(jù)用戶設(shè)定機(jī)器人將自動(dòng)從特定的郵箱內(nèi)提取編輯部發(fā)來(lái)的內(nèi)容，然后自動(dòng)登錄到政府網(wǎng)站上進(jìn)行內(nèi)容發(fā)布。之前處理這個(gè)流程平均每月耗費(fèi)720分鐘，而現(xiàn)在只需要36分鐘，整個(gè)業(yè)務(wù)流程節(jié)省了95%的時(shí)間684分鐘。

而財(cái)務(wù)部門(mén)在應(yīng)用RPA之前，平均每月手動(dòng)審查各金融機(jī)構(gòu)信用和債務(wù)問(wèn)題需要720分鐘；在應(yīng)用RPA之后，可將時(shí)間縮短至204分鐘，節(jié)省72%的工作時(shí)間。

仙臺(tái)市財(cái)務(wù)部門(mén)總監(jiān)宮崎誠(chéng)表示，清算各個(gè)金融機(jī)構(gòu)的信用和債務(wù)時(shí)需要搜集大量數(shù)據(jù)，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和計(jì)算，并且這些業(yè)務(wù)大量集中在每個(gè)月的最后幾天，這為我們添加了不少難題。

在應(yīng)用RPA之后，機(jī)器人可以自動(dòng)整理所有清算數(shù)據(jù)并生成可視化數(shù)據(jù)報(bào)告，清算業(yè)務(wù)有了極大的改善，最讓人驚喜的是相比人工準(zhǔn)確率有了很大提升。

仙臺(tái)市財(cái)務(wù)部門(mén)總監(jiān)-宮崎誠(chéng)（右）

為了保證業(yè)務(wù)的穩(wěn)定性，從2018年10月1日到2019年3月31日，整個(gè)測(cè)試時(shí)間持續(xù)了6個(gè)月。在此期間，仙臺(tái)市的6個(gè)部門(mén)的9項(xiàng)業(yè)務(wù)全部實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，工作時(shí)間都有了不同程度的減少。

在PoC完成后，于2019年4月中旬開(kāi)始將RPA全部應(yīng)用于這9項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。

大作俊史認(rèn)為，組織在應(yīng)用RPA之前，首先要梳理好自己的業(yè)務(wù)流程，以查看是否符合RPA的標(biāo)準(zhǔn)，這將大大地縮短PoC的時(shí)間。

未來(lái)，仙臺(tái)市政府將繼續(xù)把RPA機(jī)器人應(yīng)用于更多的業(yè)務(wù)上，以實(shí)現(xiàn)更多的業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化。

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