富士房屋株式會社成立于1973年,總部位于大阪府-岸和田市,年銷售額超過1,157億日元(約77億人民幣)員工總人數1174人,是東京證券交易所第一家上市的房地產企業。
因為房企業務的復雜性,富士房屋的設計、財務、采購、施工和銷售等多個部門每天需要處理大量Excel文件,并且這些表格多數都是基于規則的結構化數據。
所以,為了提供整體業務效率,優化人力資源與運營支出,富士房屋于2018年6月正式將RPA應用在財務、企劃、設計等多個部門,將41個業務流程實現自動化,每年可節省1700多個工時。
富士房屋的RPA負責人--山本洋介表示,每個月公司都會收到1200名員工的工作心得報告,也稱之為“管理哲學手冊”。主要包含一些工作創意想法和經驗總結分享。
總裁會查看所有員工報告,然后選出120個最有創意的內容裝訂成冊子,分發給所有部門進行經驗交流。RPA機器人曾多次出現在這個報告中,引起了決策層極大地的興趣。
富士房屋的RPA負責人--山本洋介
首先與財務總監--長谷川麻衣關于RPA的應用可行性進行了交流,長谷川麻衣認為,RPA在財務領域已經非常成熟也是最佳應用業務之一,因為在財務業務中充斥著大量基于規則的結構化文本,非常符合RPA的應用標準。
隨后,富士房屋在內部舉辦了“RPA聽證會”,邀請各個部門的負責人進行了應用討論。最后,決定在財務與設計兩個部門進行為期一個月的PoC測試。
富士房屋每年大概出售700—800套獨立別墅,在施工單位建造房屋時,需要設計部門提供設計圖,如地基圖、錯位圖、通風圖和布局圖等。
未應用RPA之前,設計部門需要掃描圖紙數據然后將其放置在指定的文件夾內,平均每座房屋需要掃描100次左右。如果是800套房子,那么需要掃描8,0000次數據并將放在每個不同的房屋文件中,這為設計部門造成了極大的工作負擔。
應用RPA之后,設計部會在掃描的圖紙上貼一個數字標簽,先通過OCR掃描標簽可以識別圖紙的類型(4位數字)、建筑地址(3位數字)和編號,然后在通過RPA將圖紙數據放置在指定文件夾內。
山本洋介表示,目前,通過RPA內置的OCR只能識別數字,如果想識別姓名、手寫字符等更復雜的文本,需要借助單獨的OCR軟件來完成。但設計部門在RPA的幫助下,業務的效率已經提升了3倍以上。
富士房屋財務總監--長谷川麻衣
長谷川麻衣表示,富士房屋有很多公寓管理業務,但每次去銀行進行存取款時需要帶著不同地區的公寓存折(超過350張)去辦理,完成后還需將取款數據錄入到公司財務系統中。
為了提升效率,財務部門為托管公寓開設了網絡銀行,然后進行網上存取交易;在所有交易完成后,RPA機器人會定期的下載這些存取款數據,然后按照格式規定錄入到財務系統中。
在2018年6月正式應用之后,富士房屋通過RPA已將41個業務流程實現自動化,如財務、企劃、后勤和設計等部門;平均提升業務效率在67.5%,每年可節省有效時間在1709個工時。
山本洋介表示,RPA對業務數據的輸入、輸出以及搬運的效果最明顯,而數據識別和轉換則需要OCR、機器學習、AI等技術的配合。
為了計算每一個自動化流程所需要的設計時間,可以通過開發難度、處理系數、文件數量等參數精準計算出設計時間。這對業務人員掌握自動化進度有著很大的幫助。
目前,富士房屋已通過RPA將41個業務流程實現自動化,有6個業務正在開發中,43個業務將在未來實現自動化。隨著越來越多的業務流程實現自動化,富士房屋已將重點放在機器人管理上面。
山本洋介表示,已經根據不同部門的職責指定了不同的RPA管理策略,如應用規范、開發規范、維護規范等。
例如,一個RPA機器人投入使用之后,如果它的工作效率沒有達到預期的結果,將會對負責設計該機器人的員工進行詢問,以調查在設計過程中是否出現哪些問題。
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