小松是一家知名全球的工程/礦山機械和壓力機等產業機械制造企業，經過一個世紀的發展，小松的服務和經銷商網絡遍及全球各地，約 6 萬名來自不同國家和種族的小松員工，正在朝著“創造新價值”的目標前進，而 Komatsu Australia（小松澳大利亞）[1] 團隊正是其中以創新推動價值升級的代表團隊之一。
與所有企業一樣，小松澳大利亞每年都要向供應商發送和接收大量發票。對于每年要管理超過 52,000 張發票的零部件部門來說，繁瑣的手動發票處理流程給他們帶來了巨大壓力。在使用 Power Automate 和 AI Builder 構建了一個機器人流程自動化（RPA）解決方案后，他們成功緩解了這些壓力。以下，我們將為您詳細分享小松澳大利亞團隊如何在四周內，將他們手動和重復的發票流程自動化。
零部件部門處理的發票涉及 259 家原始設備制造商（OEM）和供應商，一個由三人組成的發票處理小團隊負責這項工作，他們需要審閱每張發票，將其與采購訂單相匹配，然后將其上傳到用于管理小松澳大利亞供應商和配送中心之間的零部件訂單的 IBM AS400 主機系統中。
為了確保所有發票都能及時處理，不影響采購訂單或下游流程，同時減輕發票處理團隊的壓力，他們先進行了 RPA 自動化試點。一家本地供應商被選為自動化發票修復流程的試點候選者。在自動化之前，發票處理團隊會在 Outlook 共享郵箱中收到該供應商的 1100 多張 PDF 發票。
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發票處理團隊會定期監控郵箱中新發票，并在收到后立即下載以進行處理。
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審核每張發票，并將表頭和行項目中的信息提取到使用 Excel 的 新 CSV 文件中。
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分別下載采購訂單報告以驗證數據，并使用一系列 Excel 宏和 VLOOKUP 函數在 CSV 文件數據和報告數據之間進行三向匹配。
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然后通過一個名為 eParts 的網絡門戶將 CSV 文件上傳到他們的 IBM AS400 主機系統。然后在主機系統中處理每張發票，在發送到倉庫管理系統進行貨物收據（涉及將收到的貨物與采購訂單相匹配并為要揀選的訂單生成裝箱單）之前，添加如稅收、包裝和運費等附加費用。
這些復雜且耗時的人工操作流程意味著，面對全天候的大量供應商發票，三人組成的小團隊很難跟上發票處理速度，既容易出現閱讀發票和將數據輸入系統的人為錯誤，也容易因為延遲處理影響倉庫管理系統和下游流程，尤其在類似于財年末的年度發票處理高峰時期，問題更容易以高頻率出現。
為了減輕發票處理團隊的壓力，小松澳大利亞團隊利用使用了 Power Automate 的無人值守自動化 [2]。無人值守可以讓 Power Automate 桌面和云流程在后臺完全自動化處理過程。它可以完全替代手動流程，包括從監控 Outlook 共享郵箱中的發票、驗證發票與采購訂單，到將發票輸入主機系統以啟動下游流程。
在四周內，澳大利亞小松公司業務技術和系統團隊的數字解決方案架構師 Eric Cheng 開發并上線了無人值守 RPA 解決方案。同時還遵循了應用生命周期管理（ALM）最佳實踐，為解決方案的開發、測試和企業部署設置了多個環境。
01、該解決方案利用 Power Automate 和 AI Builder 將發票處理與主機系統端到端自動化，具體如下
使用 Power Automate 自動化發票處理流程
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云流程按計劃運行并從 Outlook 共享郵箱中檢索電子郵件。
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當檢索到滿足條件的電子郵件時，云流程會下載附件中的 PDF 發票，并將其發送給 AI Builder 文檔處理模型。
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AI Builder 文檔處理模型返回的結果保存到 SQL 數據庫中。
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云流程然后驗證 SQL 數據庫中的所有發票數據與 Azure Synapse 數據湖中的采購訂單詳細信息，包括供應商編號、采購訂單行項目編號、零件編號等。
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云流程接著觸發一個桌面流程，創建一個發票數據的 CSV 文件，并將其加載到 IBM AS400 主機系統中。
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云流程觸發第二個桌面流程，將發票處理到 IBM AS400 主機系統中。這包括添加任何其它費用，如稅收、運費、包裝等。
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最后，將處理后的發票存檔到 SQL 數據庫的單獨表格中，以供審計進行歷史查詢。
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用 10個 發票樣本訓練AI模型，準確率為 99%。
構建了一個自定義的 AI 生成器模型，用于分析和提取收到的 PDF 發票中的數據。Power Automate 云流程將提取的數據保存到 SQL 數據庫中，然后執行相應的桌面流程。
04、Power Automate 桌面流程（1）
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桌面流程查詢 SQL 數據庫并生成一個預定義模式的 CSV 文件。
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桌面流程啟動 Edge 瀏覽器，導航并登錄到 eParts 網絡門戶。
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桌面流程瀏覽 CSV 文件并將其上傳到 eParts 網絡門戶。
右下：上傳 CSV 文件的 Power Automate 桌面流程步驟
05、Power Automate 桌面流程（2）
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桌面流程將打開一個終端窗口并登錄到他們的零件主機系統。
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桌面流程將遍歷各種屏幕并輸入數據作為發票處理過程的一部分。
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桌面流程將生成并向相關負責人發送異常報告。
右下：Power Automate 桌面流程步驟，用于在主機系統上輸入數據
通過使用 Power Automate 和 AI Builder 對發票處理流程進行自動化，小松澳大利亞團隊提高了發票處理速度、減少了人工需求，降低了出錯率，并最終提高了整個供應鏈的效率。
01、通過自動化發票處理流程，小松澳大利亞團隊實現了幾個關鍵的收益
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自動化了 1200 張發票，涉及 1190 個 SKU，僅針對一家供應商每年預計可提高 300 小時的工作效率。
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通過消除人工數據錄入，減少了錯誤。
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實現了 7×24 小時的發票處理效率。
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釋放了處理團隊的 3 名成員的精力，使他們能夠專注于監控流程和管理異常。
首批本地供應商發票流程自動化的成功實踐，為該流程其余供應商的自動化提供了一個創新藍圖。通過將其應用于前三大 OEM，小松澳大利亞團隊每月將節省 300 個小時。
“僅通過這一家供應商，我們每年自動化了 1000 多張發票，并實現了每年 300 小時的效率提升。”
Komatsu Australia 數字解決方案架構師
以下是一個可用于支持零部件部門發票處理流程自動化的更高級別解決方案架構示意。Power Automate 桌面和云端流程協同完成端到端的自動化，AI Builder 執行將發票數據提取到 SQL 數據庫。然后，所有發票數據將根據 Azure Synapse 數據湖中的采購訂單數據進行驗證，然后生成一個 CSV 文件上傳到 eParts 門戶，接著在用于管理零部件訂單的 IBM AS400 主機系統中進行處理。
將 Power Automate 與零部件部門的發票處理中的 Power Platform 和 Azure 的幾個服務相結合的高級解決方案架構
利用 Automation Kit 擴大投資回報率（ROI）
在發票處理 RPA 解決方案開發之前，業務技術和系統團隊為自動化實現奠定了基礎。對他們而言，建立一個基礎以擴展 Power Automate 桌面和云端流程的自動化非常重要。在發票處理領域自動化實現成功應用后，他們正在擴大組織內 Power Automate 的使用范圍。
Eric 和他的團隊啟用了 Automation Kit（原 Automation CoE Starter Kit [3]），以管理并跟蹤自動化開發生命周期，其中：
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內置的預測評分和 ROI 分析使團隊能夠量化地優先處理待辦事項，并使用 Power BI 報告可視化自動化的健康狀況和性能。
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報告功能幫助團隊為高級管理層構建業務案例，以便他們了解自動化為組織帶來的價值。
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實時跟蹤指標并監控自動化，確保自動化流程操作高效且無問題。
使用 Power Automate CoE，優先處理自動化解決方案的待辦事項，實時了解 ROI
“能夠實時可視化 ROI 非常有益，因為它為每項自動化提供了量化的理由。這種能力使高級管理層能夠看到自動化為業務帶來的價值。”
Komatsu Australia 數字解決方案架構師
作為“共同創造價值”計劃的一部分，Eric 及其團隊已開始在公司內建立他們自己的全民開發者社區。他們的第一批成員包括來自公司如配送中心、銷售和運營等不同領域的 8 名員工，這些全民開發者之前沒有開發軟件解決方案的經驗。他們在 Yammer 頻道和 Teams 群組中設置了一個平臺，鼓勵全民開發者互動并通過討論持續學習。
全民開發者使用 Microsoft Teams 和 Yammer 進行協作
全民開發者制作的 Power Apps 示例 1- 掃描和識別設備附件
作為行業領先的設備制造商和供應商，小松澳大利亞會收到許多供應商提供的設備零件，他們需要將這些零件運送至各個分支機構進行客戶銷售。其中一種設備零件是 Komatsu Genuine Attachments（KGA），如挖掘機和裝載機的快速掛鉤、斗或耐磨包。當配送中心收到這些 KGA 時，中心團隊需要為“附件標簽”編碼，并將這些標簽與 KGA 關聯以進行庫存管理。
新開發的 Power Apps 畫布應用，使用內置的 NFC 標簽讀取器功能，使員工在掃描附件標簽時可以識別分支機構的 KGA。此外，通過掃描 KGA，還可以快速將手頭的庫存與庫存管理系統中的數據相比較。
商務經理需要在新設備離開 OEM 站點之前有效地更改進口口岸。使用 Power Apps 開發的移動應用程序，簡化了此過程并為商務經理提供從手機更新目的地的靈活性。提交后，觸發云端流程，自動通知物流團隊并請求批準。根據提交類型，將處理兩種不同的操作。
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如果目的地更改為本地（同一國家），將生成電子郵件并通知商務經理。
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如果目的地從一個國家更改為另一個國家，例如從澳大利亞更改為新西蘭，則會向創建 OEM 采購訂單的人發送一封電子郵件，通知他們已獲得更改目的地的批準，需要為新國家創建一個新的采購訂單，并取消 ERP 系統中的現有采購訂單。
而對于已發生的每次目的地更改，都會記錄在 SharePoint 列表中以保留更改歷史。
小松澳大利亞的長期目標是推廣他們的“共同創造價值”全民開發計劃，以培養他們自己的無代碼/低代碼開發者社區。Eric 及其團隊正在致力于建立適當的機制，以監控和支持全民開發者，確保他們的全民開發者計劃不斷發展。
“我們全民開發計劃的很大一部分是創建和培育一個實踐社區，因為在未來，支持這些解決方案的并不一定是 IT 部門，而是全民開發者自己和業務部門。”
03、將 Power Platform 與 ALM 和監控最佳實踐相結合
為支持團隊用 Power Automate Desktop 進行 RPA 的長期發展，Eric 及其團隊正在使用 Azure DevOps 建立他們的解決方案，用于應用生命周期管理（ALM）。ALM 已經在他們現有的許多代碼優先的應用程序中得以實施，同樣的最佳實踐也將應用于他們的 Power Automate RPA 解決方案。這是為了確保在每個 RPA 解決方案上線之前都有審批和檢查過程。他們還在使用另一個工具 Azure App Insights，來監控他們的企業應用程序，并計劃將其與他們的 Power Automate RPA 解決方案結合起來。小松澳大利亞的長期目標是使用微軟生態系統進行解決方案的開發、監控和治理，以實現全面數字化。
“我們可以看到能力的提升，Power Platform 的成熟度迅速提高 – 它為我們的組織帶來了很多效益。”
小松澳大利亞的成功實踐，也為我們說明了 RPA 技術在解決企業面臨的繁瑣和低效任務方面的潛力，我們可以清晰的看到，通過使用 Power Platform 和 RPA 解決方案，小松澳大利亞成功地實現了效率提升和業務流程的自動化。他們還通過全民開發計劃培養了內部員工，以支持企業發展和創新。
展望未來，小松澳大利亞還將繼續擴大其 RPA 解決方案的應用范圍，以覆蓋其他供應商和業務部門。基于這些自動化技術，小松澳大利亞正朝著成為一個更加數字化和自動化的創新型企業邁進。 繼續閱讀：
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小松澳大利亞通過 Power Automate 加速業務自動化進程
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