總部位于美國中北部印第安納州康納斯維爾的Stant，是一家專為汽車提供原始設備的制造商，目前客戶包括：大眾、豐田、偉世通、福特、通用等世界級汽車生產商。近日在其客戶大會上，Stant總經理Dorothee Baas分享了他們的RPA部署、使用、執行流程等經驗。講述了他們是如何通過RPA將Stant的業務流程提升700%的工作效率。

以下是Dorothee Baas的RPA經驗分享

　　“在很久以前，Stant曾經是世界上最大的精密鋼琴調音器的制造商，企業經過一系列的發展與演變，最終成為了現在的汽車設備供應商。去年Stant慶祝了成立120周年大會，是一個非常隆重的慶祝活動，在那個會議上我就曾分享過RPA的使用經歷，非常幸運地遇見了RPA，是它讓Stant繁瑣復雜的業務流程得到了極大的改善。”

　　在使用RPA之前，Stant有一個小型的AP員工組。他們必須學習兩個ERP流程，這是因為發票信息需要從多個系統中來提取，雖然Stant的AP員工組工作很勤奮，但是仍然無法跟上發票的匹配速度，因為Stant的業務實在太龐大了。所以，會經常積壓大量的發票，幾周甚至幾個月都無法處理完成。所以Stant開始請臨時工來處理這些發票，但仍然于事無補，因為處理速度遠遠趕不上發票的增長速度。

　　所以Stant開始研究如何應對這一難題，首席財務官Carey Mary決定將這一業務外包，但首席執行長官Andy和CIO Steven建議可以考慮一下RPA。

　　記得很清楚。那天Andy來到我的辦公室說：“嘿，我找到了一個神奇的工具，可以自動通過電子郵件收到所有發票并與用戶自動匹配，你愿意用嗎?”我笑著看著他說：“我現在沒空聽你的天方夜譚，我還有成堆的發票要處理，請別耽誤我時間了”但Andy絲毫沒有放棄的念頭，還在那講解關于自動化的東西。幾天后，Thirdware(RPA供應商Automation Anywhere的客戶)在Stant的辦公大樓里展示了RPA的工作流程，解釋了RPA的一切。一開始我并不相信，因為我覺得這簡直是匪夷所思的事情，流程會不會出錯呢?這樣做真的安全嗎?不過，我帶著很多疑問還是耐心地看了下去。

　　但是當看到實際案例操作時，還是被RPA的魅力所折服了。然后Stant舉辦了一個為期三天的項目研討會，確定了RPA要實現的工作流程。然后又花了1周的時間來找合適的RPA供應商。這些準備工作，大概花了6周就全部搞定了。

　　在提取發票方面，Stant向50家給Stant發送發票最多的供應商部署了RPA機器人。最終，Stant部署了3個機器人。機器人1：發票匹配機器人 2：發票再次匹配機器人(如果RPA1在第一次嘗試時找不到匹配的發票，那么將觸發第二個機器人)機器人3：手動發票接收機器人。整個工作流程是這樣的：根據設定RPA可以自動查看這些合作商的電子郵件。它會掃描帶有發票關鍵字的郵件，抓取發票PDF附件后將其發送到OCR閱讀器(一種名為Doc Parser的工具)，并將其轉換為Excel工作表。機器人會驗證電子表格中的信息 ，來確認OCR是否抓取了錯誤的來源，比如：價格字段肯定是數字，如果是其他字符，那么可以判定這個是錯誤的。如果發現錯誤，RPA會將錯誤信息發送給人工，再由他們來處理。同時，機器人還將發票PDF重命名(常用的命名慣例)，然后按照供應商編號、發票編號存儲在指定的位置上。

　　在發票匹配方面，RPA將登錄2個ERP系統并嘗試找到匹配的收據。它首先檢查是否有人已經匹配此發票。有時供應商會將發票發送到工作人員郵箱，也許職員已經完成了匹配，如果機器人在繼續這項工作，那么就會造成重復匹配。

　　接著RPA將根據供應商、托運人編號、條碼信息以及檢查貨幣來找到與之相匹配的用戶記錄。如果RPA檢查沒有錯誤后，它將完成所有工作。

　　如果發現不匹配，機器人進入糾錯階段，將詳細比較供應商提供的Excel表格與轉錄數據之間的每個字段，包括：數量、價格、部件編碼等。

　　以下是RPA匹配的結果圖：

　　為了解決上圖這些匹配錯誤，Stant的第二個RPA機器人“再次匹配機器人”將發揮重要作用。它會根據時間、錄入信息、字段等再次進行匹配與嘗試。如果在限定的時間內，“再次匹配機器人”仍然無法完成匹配，那么將由人工來處理這些信息。

　　機器人每次啟動流程以及每次完成工作流程時都會發送電子郵件通知管理人員。它將發送給放在聯系列表中的所有人，現在你只需要查看所有任務日志即可了解工作進程。

　　到目前為止，Stant的RPA工作主要用在兩個主要方面：1.應付賬款發票匹配(財務)，2.應收賬款(客戶服務)向客戶發送發票。財務方面RPA機器人會做好所有前期工作包括：發票的信息的搜集，發票與用戶信息匹配，然后將發票發送人工，最后由人工來做最后的確認這樣做的好處是可以確保發票萬無一失。在客戶服務方面，Stant開發了三個小型RPA機器人，每晚RPA機器人都將從系統中提取收賬款發票，然后通過電子郵件發送給客戶，或者如果客戶想要紙質格式，則RPA可以把信息發送給打印機，在由打印機打印出來，員工第二天取到發票郵寄過去即可。通過應用RPA機器人之后，Stant的發票積壓最多的時候只有4天，而放到以前可能要處理幾周甚至幾個月。

　　同時在人工節省方面，已經不在需要雇傭臨時工來處理這些積壓的發票，每年將節省幾十萬美元的人工支出。

　　現在Stant的很多合作伙伴受到了RPA的影響，全都開始使用RPA機器人來處理各式各樣的工作流程：有的用RPA來搜集數據，有的用RPA來提取報告，有的用RPA來做數據分析報告等等。而且最關鍵的一點是RPA非常安全，它是基于員工設定的規則來工作的，這一點也是最讓客戶滿意的地方。

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