FSSC專家分享:成熟的RPA技術與體系

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      RPA在企業(yè)財務共享中心有哪些業(yè)務場景已經(jīng)被應用?目前企業(yè)RPA更多的是自行開發(fā)還是外部采購?

       

      FSSC曾邀請過萬達財務共享中心總經(jīng)理王德訊分享過其完全自主研發(fā)21個RPA的心得,也分享過愛共享CEO、FSSC資深專家碧峰關于財務機器人定義的文章。

       

      疫情期間FSSC收集了一些關RPA的問題,線上組織專家交流與分享,特邀請曾任陽光保險共享中心總經(jīng)理助理、現(xiàn)任令才科技CEO、會計作業(yè)眾包平臺創(chuàng)始人、FSSC資深專家王澤在線分享RPA實踐運用的觀點與經(jīng)驗:

       

      RPA是一種控制技術,用以控制鼠標、鍵盤的操作,代替人工去做一些具有流程性、標準化、固定操作電腦的業(yè)務場景。
       
      例如個稅申報:企業(yè)系統(tǒng)把申報表做出來后,原來需要財務登錄稅務局網(wǎng)站輸入賬號密碼后,復制粘貼很多數(shù)據(jù)。而應用RPA后,RPA程序?qū)⒆詣拥卿涁攧展芾硐到y(tǒng),導出并整理薪金數(shù)據(jù),隨后登錄國家個稅申報系統(tǒng),導出基礎信息與財管信息比對,完成個稅系統(tǒng)信息更新,最后導入工資薪金模板完成申報。
       
      如下為RPA已經(jīng)在企業(yè)實施過的一部分場景案例:
       

      1、銀企對賬:每日從多家非直連銀行下載銀行流水;將銀行流水轉(zhuǎn)換為標準模板,導入資金系統(tǒng)操作資金系統(tǒng)完成銀企賬務核對。

       

      2、銀行回單查詢場景一:到外派業(yè)務員申請查詢收入銀行回單的郵件;郵件中提供的客戶信息進入對應網(wǎng)銀;在網(wǎng)銀中查詢交易是否成功;若成功截圖回單發(fā)送給業(yè)務員,若不成功則返回“無回單”。

       

      3、銀行回單查詢場景二:業(yè)務人員通過微信公眾號發(fā)送查詢指令;RPA根據(jù)配置規(guī)則進入NC系統(tǒng)查詢是否有對應回單;將查詢結果反饋給客戶。

       

      4、銀行回單下載:登錄網(wǎng)銀;切換賬號查詢回單;將銀行回單保存至指定路徑。

       

      5、銀行余額截圖: 登錄網(wǎng)銀;切換賬號,查詢各賬號余額;完成余額截圖,保存到指定路徑。

       

      6、每日推送誤差:登錄收入稽核系統(tǒng);選擇“收入投賬”菜單下的“收入投賬匯總”,點擊導出;取應存現(xiàn)金數(shù)和實際銀行到賬數(shù)差異,整理excel表格定點定時自動發(fā)送指定郵箱。

       

      7、稅務申報:每月稅務申報日從NC系統(tǒng)取相關經(jīng)營數(shù)據(jù);登錄各地稅局,將數(shù)據(jù)通過公式計算后填入對應欄中;完成申報后,發(fā)送郵件通知。

       

      8、申報數(shù)據(jù)扣款核對:每月15日前稅務組提供當天已申報扣的稅種金額;進入NC系統(tǒng),按照各稅號對應扣款銀行,查找扣款日期銀行流 水是否有該筆稅金支出;比對結果反饋稅務組。

       

      9、稅會核對:登錄發(fā)票認證平臺、費控系統(tǒng)、Oracle系統(tǒng)獲取基礎數(shù)據(jù);進行數(shù)據(jù)核對;將稅會差異表、擬認證專票清單、進項稅轉(zhuǎn)出差異匯總表、通行費明細等推送給財務共享相關負責人。

       

      10、進項稅導入:登錄發(fā)票認證平臺,進入“進項管理”-“發(fā)票管理”-“發(fā)票 查詢”條件選擇,下載認證清單;登錄增值稅管理系統(tǒng),導入清單。
       

      11、開具發(fā)票:固定的時間進行AK3系統(tǒng)開票;有固定操作順序步驟-導入數(shù)據(jù).折分等;報錯處理;開具發(fā)票。

       

      12、海關報關:每日接收報關申請郵件;根據(jù)郵件信息進入業(yè)務核心系統(tǒng)查詢相關數(shù)據(jù);海關報關頁面,填入數(shù)據(jù),完成報關。

       

      13、應收應付核對:每日固定時間點進入SAP查詢應收應付余額;根據(jù)余額制作匯報表;登錄銀行網(wǎng)銀查詢相關交易數(shù)據(jù);完成核對并更新SAP數(shù)據(jù)。

       

      14、營業(yè)收入核對:每日固定時間點進入SAP查詢前一日營業(yè)收入記賬情況;將情況通過電子表展示;依次登錄各門店業(yè)務系統(tǒng),查詢前一日各類收款渠道的收入情況;

       

      15、掛賬清理:每月3日接收郵件發(fā)送的掛賬表;根據(jù)掛賬表內(nèi)容進入SAP查詢對應憑證;

      根據(jù)憑證號發(fā)送郵件追蹤結轉(zhuǎn)情況;收到情況說明郵件后,完成結轉(zhuǎn)。

       

      16、收入歸集:每日定時在費控系統(tǒng)查詢前日各渠道收入;導出表格后和Oracle中的數(shù)據(jù)完成核對;依據(jù)核對信息和公式出具差異原因,并郵件發(fā)送。

       

      17、支出核對:每日定時在費控系統(tǒng)導出前日費用明細;將數(shù)據(jù)和Oracle中數(shù)據(jù)進行比對;尋找差異,并郵件發(fā)送。:

       

      18、憑證自動生成:此場景包括營收憑證、應付憑證等多種類型憑證生成;.以營收憑證生成為例,每日登錄財務管理系統(tǒng),自動進入結算 管理模塊-早教憑證;根據(jù)查詢條件篩選憑證,點擊“生成憑證”,點擊“保存”。

       

      19、憑證自動送審:登錄Oracle系統(tǒng),點擊進入“總賬制單-輸入日記賬”界面;依據(jù)條件完成法人切換;使用快捷鍵F11輸入相關篩選條件,使用Ctrl+F11快捷鍵后逐一,點擊送審憑證。
       

      20、憑證自動審核:登錄Oracle系統(tǒng),選擇界面右側(cè)“完成列表”;勾選“全選”,點擊“打開”,依次對信息判斷憑證,點擊“ 批準”;重復以上操作進行下一頁所有憑證的審核。

       

      21、憑證自動過賬:登錄Oracle系統(tǒng),點擊進入“總賬制單-輸入日記賬”界面;依據(jù)條件完成法人切換;選擇“總賬批量過賬程序”,在參數(shù)框中輸入上一個月份,點擊提交。

       

      22、供應商維護:依據(jù)公司業(yè)務部門發(fā)來的郵件,對供應商信息進行維護;按照郵件內(nèi)容進入供應商系統(tǒng)完成。:

       

      23、客戶、供應商審批:登錄天眼查系統(tǒng),進入OA系統(tǒng)判斷是否存在待辦事宜;依據(jù)公司規(guī)定進行審核客戶、供應商進行審核;完成審批或暫退人工處理

       

      24、物料數(shù)據(jù)維護:OA系統(tǒng)中待辦事項下載流程01.SAP物料新增、擴充流程里面要維護表格;將表格里中財務視圖(利潤中心、價格控制符、評估類)按照 規(guī)則填寫;將表格里中銷售視圖(物料組1)按照規(guī)則填寫;把保存表格傳到OA流程里面,點擊右上角批準,流程結束。

       

      25、賬套建立:按照項目開設專項管理,每個項目需要在初期建立自己的賬套;運營專員通過郵件發(fā)送賬套建立申請;根據(jù)申請進入運維后臺,依據(jù)規(guī)則完成賬套建立;

       

      26、異常數(shù)據(jù)監(jiān)控:進入業(yè)務核心系統(tǒng),實時刷新數(shù)據(jù)并將數(shù)據(jù)摘抄至Excel記錄;根據(jù)規(guī)則將異常數(shù)據(jù)標紅,并預警;根據(jù)預警郵件回復的信息完成后續(xù)處理

       

      27、考勤審批:客戶領導長期出差,又不想對考勤系統(tǒng)做深度開發(fā);員工請假后,領導發(fā)送微信給機器人;機器人進入考勤系統(tǒng)完成審批。

       

      28、賠款計算分析:理賠專員會將現(xiàn)場查勘后的定損數(shù)據(jù)導入業(yè)務系統(tǒng);業(yè)務系統(tǒng)完成計算后得出賠款數(shù)據(jù);機器人摘抄賠款數(shù)據(jù),運用封裝的公式完成合理性分析。
       

      RPA運行成熟后,也可無需顯示器,通常情況下顯示器關著的情況較多,若有顯示器也可監(jiān)控RPA運行的情況,但從技術上講,其實是無需顯示器的。RPA屬于數(shù)據(jù)小軟件,類似QQ這樣安裝在電腦或者服務器上,如遇到斷電或斷網(wǎng)情況,RPA可保存好突發(fā)情況前的記錄,重啟后繼續(xù)跑。一般情況下RPA無需運維和維護,這是由于因為RPA去解決的問題較標準和固定,運維起來較簡單。
       
      當前從市場上看,對于企業(yè)來說外部采購RPA的情況較多,其主要是由于這部分業(yè)務場景通常不屬于核心業(yè)務,所以由外部采購,企業(yè)本身則專注精力去做其它事情。但在外資企業(yè)也有另外一種情況,企業(yè)購買外部技術后,內(nèi)部再組建一個團隊,在基本技術上根據(jù)業(yè)務場景進行二次開發(fā),這通常發(fā)生在企業(yè)需求比較多,可能有幾百個場景會用到RPA。
       
      RPA對業(yè)務的要求比較高,業(yè)務標準化,RPA技術就可以實現(xiàn)。但還要看投產(chǎn)比。投產(chǎn)比的兩個考慮因素在于:1、RPA替代的人力成本是否能hold住;2、業(yè)務流程是否一直固定。后期如果業(yè)務流程變了,RPA也需要在開發(fā)。RPA也可以定義為系統(tǒng)自動化的補充。哪個環(huán)節(jié)系統(tǒng)無法解決,需要人工操作的,就可以試試RPA。
       
      小公司一般沒有RPA需求,主要是由于業(yè)務量不夠,投產(chǎn)比不合適。企業(yè)可以先將財務信息化做起來,再考慮RPA。除非能確定系統(tǒng)無法解決,則可采取用RPA解決。若 沒有財務共享可以用RPA嗎?RPA 看業(yè)務特性,跟財務共享的組織模式?jīng)]有太大關系。 財務共享使用RPA多,是因為財務共享將業(yè)務集中在一起,業(yè)務量越大,RPA的投產(chǎn)比越好。而 RPA能否應用,就在于業(yè)務場景的標準化程度,是否要用RPA就在于投產(chǎn)比。

       

      特別聲明:

      文章來源:FSSC共享服務中心

      原文鏈接:https://mp.weixin.qq.com/s/CiTJ47Nk8HqYrZ-_rv4MPQ

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