宇城市位于日本熊本縣中部宇土半島西側,境內有眾多活火山口以及鄰近八代海、有明海,因此,宇城市經常發生地震、暴雨和海嘯。
隨著日本老齡化和新出生人口的巨減,預計到2030年宇城市人口將減少22%,市政部門、企業和醫療機構將面臨嚴峻的人力資源問題。
為了緩解勞動力壓力提升工作效率,宇城市政府于2017年6月正式將RPA應用在實際業務中。在機器人的幫助下,宇城市將醫療保險、納稅、財務公布等6項業務實現自動化,每年可節省1700個工時。
宇城市在RPA的幫助下業務流程取得了巨大成功,因此獲得了日本公共部門的關注,而市長守田憲史也獲得了“2017年業務改革模范”的稱號。
近期、日本宇城市市長--守田憲史接受了朝日新聞(日本三大報紙之一)的采訪,分享了RPA的應用心得并對實際業務案例進行了解析。
朝日新聞:市長先生,請先詳細介紹一下宇城市應用RPA的背景。
守田憲史:平成28年(2016年)4月發生的“熊本大地震” 是應用RPA的主要原因之一。那是自1949年以來在同一區域連續發生兩次7級大地震,宇城市也遭受了嚴重破壞造成了上萬人受災,我們的工作人員也從670人下降至不足500人。
由于災后重建工作非常多,如災難補貼、家園重建等,其中有一個星期所有的工作人員都沒回家,但仍然無法完成這些工作。
在2016年8月,市政辦公室的松本真一找到了我,并詳細講述了RPA技術以及在地方企業中獲得了很好的收益,最主要可以釋放人力資源,將一些業務流程實現自動化。所以,我們在2017年3月啟動了RPA項目進行了測試。
朝日新聞:在PoC階段,你們都做了哪些業務流程的測試?
守田憲史:首先我們對業務流程進行了詳細分析,哪些業務流程可以自動化并能取得最大的收益,經過反復分析之后,“納稅審核”和“加班申請”這兩項業務非常適合自動化。因為這兩項業務皆有大量的數據操作,并且也是最消耗時間的工作。
納稅審核業務:審批納稅業務需要企業、個人在窗口填寫十幾個表單信息,例如,納稅人信息、財務數據、銀行賬戶等,整個流程下來大概需要30—60分鐘,如果納稅人忘記帶某一份資料那么消耗的時間將更多。
應用RPA之后,我們將納稅業務改為線上數字化執行,取消了以前效率低下的窗口審核。納稅人只需要將申報信息在網上提交即可,而機器人將根據規則自動審核基礎信息,例如,名字、財務信息等,員工只需要做最后的確認。
此外,還有一項業務是加班申請。每到夏天時宇城會進入漫長的雨季并且會發生臺風等災難,因此員工會格外的忙需要加班,填寫加班申請;審批加班申請時會消耗內勤人員寶貴的時間,在RPA機器人幫助下,所有的審批流程都輕松實現自動化。
朝日新聞:在順利完成測試之后,還將RPA應用在其他業務領域嗎?
守田憲史:通過將這兩個業務流程實現自動化,每年可節省349個工時和11萬日元的支出。因此,在2018年時陸續又將老年醫療保險、居民信息變更、水費通知、會計等6項業務實現自動化,每年可節省1700個工時和60萬日元的支出。
此外,每年的5月1日和11月1日,需要在市政網站中公布政府的財務情況,如教育、民生、消防、衛生、后勤、采購等等數百項費用,因此需要員工搜集各個部門的財務數據然后進行匯總清算。一般這個流程如果是員工來做經常會出現數據錯誤,并且效率低下消耗時間過多。
在應用RPA之后,機器人可以登錄各個部門的財務系統,然后下載財務數據進行匯總;在公布數據的前一周將這些數據發送到工作人員手中,進行校對做最后的數據審核。
朝日新聞:關于政府引入RPA,年輕員工有什么反應嗎?
守田憲史:引入RPA就是年輕員工提議的,所以他們對RPA充滿期待,希望它可以像正式員工一樣去高效的執行工作任務。但在使用方面,初期很多員工確實無法適應。好在服務商一直為我們授課培訓,順利度過了那個困難期。
此外,員工希望RPA可以去處理更多需要判斷的業務,例如,數據的校審、數據判斷等業務。這樣,員工可以有更多的時間來幫助民眾解決日常難題。
朝日新聞:2017年您首次將RPA引入到政府業務中,因此獲得了“政府業務改革模范”的稱號,您是如何看待政府公共部門數字化轉型的?
守田憲史:在RPA的幫助下,宇城市對民眾的服務效率有了非常大的改變獲得了市民的認可,所以在2017年12月獲得了“業務改革模范”的稱號,這一榮譽是大家共同努力的結果。
數字化轉型對于企業來說很重要,但對于政府公共部門來說同樣重要。我們需要把低效、費時的業務流程進行轉換,以達到節省時間釋放人力資源壓力的目的。
以前面的納稅審核為例,通過RPA將過去窗口紙質化的業務實現數字化,不僅方便了工作人員也方便了納稅人,他們不用把時間浪費在路上,而審核工作可以實現24小時無間斷工作模式。
這是一個趨勢,我相信會有更多的政府機構實現這一目標,RPA可以幫助我們為民眾提供更好的服務。
守田憲史出生于1959年熊本縣小川町。1983年從日本中央大學法學院畢業后,以司法書記員的身份在2003年成為熊本縣議會議員。2013年2月正式任職宇城市市長。
繼續閱讀:
未經允許不得轉載:RPA中國 | RPA全球生態 | 數字化勞動力 | RPA新聞 | 推動中國RPA生態發展 | 流 > 專訪宇城市長,通過RPA將財務公布、納稅等6項業務實現自動化
熱門信息
閱讀 (14728)
1 2023第三屆中國RPA+AI開發者大賽圓滿收官&獲獎名單公示閱讀 (13753)
2 《Market Insight:中國RPA市場發展洞察(2022)》報告正式發布 | RPA中國閱讀 (13055)
3 「RPA中國杯 · 第五屆RPA極客挑戰賽」成功舉辦及獲獎名單公示閱讀 (12964)
4 與科技共贏,與產業共進,第四屆ISIG中國產業智能大會成功召開閱讀 (11567)
5 《2022年中國流程挖掘行業研究報告》正式發布 | RPA中國