數字信息化時代，企業越來越多的生產經營活動在企業的信息系統及線上完成閉環，過程中產生了大量無形的電子信息和數據。作為企業生產經營活動結果最直接的反映，企業會計檔案不僅記錄了企業各項活動產生的各種經營數據，同時也蘊藏了更大的管理價值。很多管理者開始意識到，數字時代的會計檔案管理影響可能會超乎預期，良好高效的電子會計檔案管理正變得越來越重要。

在此背景下，安永提出，企業需要重新審視會計檔案管理策略，配套合規高效的管理方法及技術，建立一套適用于未來發展趨勢的電子會計檔案管理體系。與此同時，本文結合企業如何轉換管理思維，將電子會計檔案視為企業重要信息資產的一部分，挖掘電子會計檔案使用價值，拋出了對企業未來電子會計檔案管理的幾點啟示。
 

受到內外部影響，會計檔案管理趨向于電子化管理，數字化時代企業電子會計檔案管理轉型推動背景主要分為三個方面：
 

近年來，國家檔案局和國家有關主管部門為深化企業信息化發展，降低企業經營成本，為適應電子技術的可信交易創造良好環境，大力推進電子檔案管理，出臺了一系列相關規劃、規范及指南，并積極開展了兩批示范試點工作。與此同時，一系列行業標準的配套實施也讓企業電子會計檔案管理有法可依。

近年來，信息技術的飛速發展不斷推動財務行業邁向數字化、自動化、智能化。隨著影像技術和設施的不斷迭代更新，OCR、語音識別等新技術日趨成熟，加上電子結算單、電子發票、電子匯票、電子銀行回單等電子形式憑證越來越深入地應用于企業的各類場景，企業管理信息技術中的電子化應用逐漸變成常規動作。這些變化推動企業檔案管理逐步從“信息化階段”向“新技術階段”過渡。“新技術階段”不僅注重檔案的高效管理，更為顯要的特質是要充分考慮挖掘檔案的利用價值。

隨著企業財務管理的信息化發展，越來越多的企業財務信息以電子化及數據的形式產生，傳統紙質會計檔案管理顯得不再方便及適合，并在日常運營管理工作中表現出成本較高、效率較低、存在安全隱患及利用受限等諸多問題。企業迫切需要建立一套適應于檔案管理新時期發展需求的電子會計檔案管理體系，該體系能夠幫助企業高效管理和利用好電子會計檔案這項企業信息資產，將海量電子會計檔案為“我”所用。

第二章

我們將新時期的電子會計檔案管理需求按成熟度劃分為檔案電子化、科學高效管理及價值發掘應用三個階段。

如果企業想要達成上述三個階段的管理需求，需要轉變檔案管理在企業中的價值定位，不再局限于實現基本的歸檔及查閱。實際上，隨著檔案電子化，企業檔案管理不再僅是企業的“后勤”工作，而將成為企業信息資產管理的“智能管家”。我們認為，電子會計檔案的管理工作需要實現四個層面的價值定位。
 

通過會計檔案的電子化管理使企業更有機會實現更高的企業財務和會計信息資產管理價值，助力企業業務洞察和管理提升，這是新時期的電子會計檔案管理區別于傳統會計檔案管理價值定位的最大之處。

我們從管理策略、管理流程、系統環境、管理者及制度標準化五個要素方面總結了企業重塑企業電子會計檔案信息資產管理價值的能力要求。
 

新的會計檔案管理辦法肯定了電子會計檔案的法律效力，明確在滿足特定條件下，會計檔案可僅以電子形式保存。數字化時代中，這些列入管理對象的會計資料信息，都將成為數字化時代企業的重要“資產”。

安永認為，企業未來應逐步提高電子會計檔案占比，降低會計檔案管理成本的同時以期充分發掘電子會計檔案數據價值。為了實現這一目標，企業仍需根據企業自身的特性及一套合理的評估方法，充分評估各類會計檔案的分類、源文件形式、系統成熟度及信息系統環境等因素，梳理企業各類會計檔案的管理策略和方式。
 

電子會計檔案管理流程幫助企業實現電子會計檔案從收集、鑒定、整理歸檔、保管、利用、鑒定銷毀全生命周期管理，以實現合規、高效、智能的電子會計檔案管理。
 

同時，我們建議企業在流程的建立過程中應當關注以下幾點：

數字化時代下，當企業電子會計檔案管理轉型戰略清晰、目標明確、資源準備充分之后，首要任務就是確立整個電子會計檔案管理的系統架構模型。系統架構模型的確立不僅決定了現有企業會計檔案管理的運營方式，對后續業務與財務一體化信息系統布局、財務管理和業務運營組織能力拓展也有著深遠的影響。

企業不僅需要關注電子會計檔案管理系統自身的系統架構，同時也需要與前端財務系統、業務系統進行分層集成，并對相關系統提出對應的改造需求，以滿足電子會計檔案的統一格式標準和收集管理需求。例如針對電子會計檔案存儲并管理其他系統相關會計資料，在系統集成方面有以下需求：

無論是新的管理策略還是新的管理流程及工具，都需要檔案管理者在工作方式、管理角色及管理意識上發生轉變，確保新的管理理念得以落實。

最后，企業需要同步更新包含管理制度、操作規范及執行標準三個層次的會計檔案管理制度。企業需要依賴于統一的制度宣貫，確保新的管理方式在各個管理層面上都得到標準化的落地執行。

在以上五個方面重塑電子會計檔案信息資產管理價值的能力，不僅能幫助企業合法合規、科學高效地管理好企業的電子會計檔案，也將使得企業有機會獲得更高的信息資產管理價值，讓大多處于“重藏輕用”狀態下的信息資產能夠在更多的管理場景中被真正激活，助力企業業務洞察和管理提升。

安永結合在助力客戶企業電子會計檔案管理轉型的豐富經驗，給出如下建議：

系統集成、技術整合以及新技術運用的不斷成熟也為會計檔案管理電子化轉型提供了新的思路和新的方式方法。越來越多的企業在數字化進程中，意識到電子會計檔案作為公司“信息資產”中寶貴的一部分，正發揮著越來越重要的作用，不再是傳統的資料存管而是真正去挖掘直接展現公司經營結果資料的價值，助力企業發展。安永相信，如果企業在進行電子會計檔案管理建設和轉型的過程中能做到以數字化戰略和國家政策為指導，以“數據是資產”理解為基礎，以創新技術為工具，以變革管理方式為支撐，那在數據化時代下，企業電子會計檔案管理轉型就能獲得成功。


特別聲明：

文章來源：安永EY公眾號（ID：EY_GreaterChina）

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