從1951年上映的科幻電影《地球停轉(zhuǎn)之日》中威力無比的重型裝甲機(jī)器人戈特，到1962年周六早間檔科幻動(dòng)畫片《杰森一家》中妙語連珠的機(jī)器人保姆羅茜，機(jī)器人至今一直承載著人類的恐懼和希望。在這兩部影視劇上映間隔期間，經(jīng)濟(jì)學(xué)家Doris E. Pullman準(zhǔn)確預(yù)言了自動(dòng)化的好處、代價(jià)及其必然趨勢(shì)，其中就包括如今最熱門的機(jī)器人流程自動(dòng)化（以下簡(jiǎn)稱RPA），比美國(guó)《新聞周刊》雜志專題報(bào)道“自動(dòng)化的挑戰(zhàn)”（1965年）還早了好幾年。她在1958年8月1日發(fā)行的Journal of the American Association of Industrial Nurses中寫道：“自動(dòng)化最重大的影響可能在就業(yè)方面，其將削減一些工作崗位，如危險(xiǎn)、單調(diào)、繁重、容易疲勞的生產(chǎn)作業(yè)。” 

　　通過自動(dòng)化排除目前財(cái)務(wù)流程中的“危險(xiǎn)”，似乎是涉及RPA的唯一不合時(shí)宜的論調(diào)，除非你想到的是根據(jù)人為錯(cuò)誤數(shù)據(jù)做出的嚴(yán)重錯(cuò)誤的商業(yè)決策給財(cái)務(wù)從業(yè)人員帶來的危險(xiǎn)。然而，財(cái)務(wù)流程（其中90%適宜自動(dòng)化）的確可能極為單調(diào)乏味，令人思維麻木且易于疲勞，從而導(dǎo)致效率低下并容易出錯(cuò)。

　　技術(shù)咨詢公司Gartner稱，RPA是一套可編程的先進(jìn)技術(shù)，用于執(zhí)行一系列過去需要人為干預(yù)的任務(wù)。麥肯錫咨詢公司則形容RPA“剝離了人身上的計(jì)算機(jī)屬性”。

　　RPA幾乎可以用于自動(dòng)化所有軟件應(yīng)用程序，包括財(cái)務(wù)規(guī)劃與分析（FP&A）或企業(yè)績(jī)效管理（CPM）軟件。例如，經(jīng)過編程的RPA機(jī)器人程序可以登錄CPM解決方案，進(jìn)行復(fù)雜的計(jì)算、合并結(jié)果，然后導(dǎo)出這些新數(shù)據(jù)。隨后，再次對(duì)同一個(gè)機(jī)器人程序編程，使其登錄數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，導(dǎo)入上述新數(shù)據(jù)，供商業(yè)智能（BI）軟件應(yīng)用程序訪問。

       盡管一些FP&A軟件包含了自動(dòng)化元素，但與RPA并不完全相同。這好比自動(dòng)駕駛技術(shù)和汽車本身之間的差異。自動(dòng)駕駛技術(shù)將駕駛員必須控制的速度、制動(dòng)、方向等過程自動(dòng)化，而汽車是自動(dòng)化的技術(shù)對(duì)象。一些人很享受駕駛的樂趣，而另一些人卻覺得開車無趣，只是不得已而為之。

　　RPA的好處顯而易見，能將人從枯燥重復(fù)、容易出錯(cuò)的手動(dòng)任務(wù)中解放出來（這類工作令人厭倦而無法專注），然后將這些工作轉(zhuǎn)交給計(jì)算機(jī)或機(jī)器人程序來完成，它們處理速度更快，永遠(yuǎn)不會(huì)感到疲倦或者厭煩，只要編程正確，就不會(huì)犯簡(jiǎn)單的數(shù)學(xué)錯(cuò)誤。

　　Pullman在1958年寫道：“對(duì)于那些將從事（機(jī)器人）設(shè)計(jì)制造、控制、維護(hù)、維修等新的高薪技術(shù)工作的人來說，他們的經(jīng)濟(jì)狀況和個(gè)人地位將會(huì)得到提升。”不過，她當(dāng)時(shí)把機(jī)器人稱為“新機(jī)器”。換句話說，自動(dòng)化將把人類從單調(diào)繁重的工作中解放出來，使他們得以從事更愉悅、收入更高、更有價(jià)值的工作。


 

RPA能解決的三大問題

　　RPA有時(shí)也被稱為智慧自動(dòng)化（smart automation）或智能自動(dòng)化（intelligent automation），用于財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化時(shí)，可解決人類執(zhí)行相同任務(wù)時(shí)面臨的三大基本問題，即突破財(cái)務(wù)部門的瓶頸；接管人為失誤高發(fā)的流程；為財(cái)務(wù)專業(yè)人士認(rèn)為枯燥、耗時(shí)、價(jià)值低的財(cái)務(wù)流程編寫腳本程序。

　　由于機(jī)器人程序分擔(dān)了一些極其枯燥耗時(shí)的工作，高素質(zhì)財(cái)務(wù)專業(yè)人士有更多時(shí)間從事重要的分析工作。這樣他們才能理解數(shù)據(jù)背后的東西，而不僅是簡(jiǎn)單地匯報(bào)數(shù)字。

　　RPA包含兩個(gè)截然不同的部分（或?qū)用妫豪毯褪跈?quán)機(jī)器人程序。例程是用于執(zhí)行特定任務(wù)的具體腳本程序（類似計(jì)算機(jī)代碼），如登錄到系統(tǒng)、從確認(rèn)源收集詳細(xì)數(shù)據(jù)，或基于這些數(shù)據(jù)運(yùn)行某一進(jìn)程。

　　在仍需依賴人工合成電子表格系統(tǒng)的財(cái)務(wù)部門，一個(gè)財(cái)務(wù)專業(yè)人士要使用由幾十個(gè)甚至幾百個(gè)相鏈接的獨(dú)立電子表格組成的巨大的工作簿。這些高素質(zhì)財(cái)務(wù)專業(yè)人士創(chuàng)建宏指令――一組可自動(dòng)運(yùn)行并可重復(fù)某些流程的存儲(chǔ)函數(shù)，比如從單元格E17中取和，然后加上單元格B24的數(shù)值，在單元格C88中輸入結(jié)果。這就是RPA的第一部分，通過例程實(shí)現(xiàn)宏系統(tǒng)的自動(dòng)化。

　　RPA的第二部分是授權(quán)機(jī)器人程序，即在無人為干預(yù)下執(zhí)行腳本程序的高級(jí)軟件工具。例如，授權(quán)機(jī)器人程序可以取代以下人工操作流程：財(cái)務(wù)專業(yè)人士瑪麗周一上午上班時(shí)登錄財(cái)務(wù)系統(tǒng)，啟動(dòng)一個(gè)操作流程，將從企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)中提取的特定數(shù)據(jù)輸入到報(bào)表生成工具，然后等待整個(gè)流程完成。該流程運(yùn)行完畢后，瑪麗需要對(duì)結(jié)果進(jìn)行抽查，通過查看少數(shù)數(shù)據(jù)點(diǎn)來判斷這些數(shù)據(jù)是否正確，以確認(rèn)數(shù)據(jù)的有效性。接下來，瑪麗要啟動(dòng)另一個(gè)的流程，可能是合并數(shù)值，再次等待并抽查結(jié)果。隨后，她啟動(dòng)報(bào)表生成流程，并對(duì)報(bào)表進(jìn)行抽樣審核，最后，將報(bào)表發(fā)送給公司的高管們。

　　在上述場(chǎng)景中，瑪麗花了周一整個(gè)上午的時(shí)間來處理枯燥的報(bào)表生成和發(fā)送工作，這些報(bào)表將幫助高管們進(jìn)行商業(yè)決策。她很可能覺得自己目前的工作，并不能體現(xiàn)出她這些年專業(yè)培訓(xùn)所付出的時(shí)間、費(fèi)用以及努力。

　　在使用一個(gè)或多個(gè)RPA機(jī)器人程序的組織中，上述工作流程可以通過編程設(shè)定在任意時(shí)間（如周日半夜）自動(dòng)執(zhí)行：機(jī)器人程序啟動(dòng)，登錄財(cái)務(wù)系統(tǒng)，從ERP系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)，載入報(bào)表生成工具。數(shù)據(jù)加載完畢，機(jī)器人程序立即對(duì)成千上萬個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)進(jìn)行測(cè)試，識(shí)別并標(biāo)記錯(cuò)誤與異常。瑪麗可能會(huì)發(fā)現(xiàn)這其中的若干錯(cuò)誤與異常，但多數(shù)都無法識(shí)別。機(jī)器人程序運(yùn)行這一流程、確認(rèn)報(bào)表，同時(shí)向瑪麗報(bào)告異常。周一早上一上班，瑪麗就可以快速檢查并解決問題，批準(zhǔn)發(fā)送最終報(bào)表。

　　與此同時(shí)，機(jī)器人程序還可以監(jiān)督或指示其他應(yīng)用程序?qū)?shù)據(jù)加載到報(bào)表生成工具。例如，從銀行網(wǎng)站獲取貨幣匯率，載入報(bào)表生成工具，進(jìn)行多種貨幣換算以供報(bào)表使用。



 

RPA可管理的七項(xiàng)任務(wù)

　　從戈特、羅茜到RPA機(jī)器人程序，所有的機(jī)器人都是按照編程行事，運(yùn)行腳本程序。如果杰森一家想讓保姆羅茜洗碗，那就要寫好相應(yīng)的腳本程序。

　　1.訪問應(yīng)用程序

　　在本例中，羅茜按照編程在特定時(shí)間（通常是在餐后）運(yùn)行洗碗的腳本程序。當(dāng)身體內(nèi)置的時(shí)鐘到了指定時(shí)間，羅茜就會(huì)訪問洗碗應(yīng)用程序，依照步驟完成任務(wù)。

　　她打開洗碗機(jī)，運(yùn)行分析程序，判斷洗碗機(jī)是空的還是滿的，里面的餐具是洗過的還是待洗的。

　　如果杰森一家還想讓羅茜洗衣服，就需要編寫洗衣服的腳本程序。因?yàn)橐粋€(gè)機(jī)器人程序一次只能做一件事，如果這家人想同時(shí)洗衣服和洗碗，就需要另一個(gè)機(jī)器人程序。如果允許任務(wù)按順序完成，則只需對(duì)一個(gè)機(jī)器人程序編程，讓其依次執(zhí)行任務(wù)。RPA機(jī)器人程序是授權(quán)軟件工具，所以有必要最大限度地有效使用它們，以最大化投資回報(bào)率。
 

　　2.運(yùn)用if-then邏輯
 

　　機(jī)器人程序執(zhí)行的許多程序步驟都運(yùn)用了if-then邏輯。如果洗碗機(jī)是空的，則放入待洗的餐具；如果洗碗機(jī)里有待洗的餐具，則放入更多待洗的餐具；如果洗碗機(jī)里的餐具是干凈的，則將它們放置到相應(yīng)的櫥柜里，再把待洗的餐具放進(jìn)洗碗機(jī)。待洗的餐具放好后，就檢查皂液瓶。如果洗潔精用完了，則前往存放洗潔精的柜子，取回洗潔精，把洗潔精添加到洗碗機(jī)格子里。

　　在財(cái)務(wù)RPA的情境中，可以運(yùn)用if-then邏輯編寫腳本程序，來檢查數(shù)據(jù)單元是否空白，再?gòu)牧硪粋€(gè)數(shù)據(jù)源獲取數(shù)據(jù)；或者檢查是否存在異常，然后以郵件方式將異常情況報(bào)告給相關(guān)人員。

　　3.與應(yīng)用程序結(jié)合使用

　　RPA機(jī)器人程序可以在某個(gè)應(yīng)用程序下運(yùn)行，比如從其他數(shù)據(jù)源提取數(shù)據(jù)，再在該應(yīng)用程序中對(duì)其進(jìn)行操作。例如，檢查皂液瓶上的傳感器。

　　4.打開文件和附件

　　RPA機(jī)器人程序可以打開其他應(yīng)用程序發(fā)來的文件和附件，并對(duì)其中的數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。在典型場(chǎng)景中，機(jī)器人程序通常會(huì)有5~6個(gè)數(shù)據(jù)源，分別是總分類賬、ERP系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、核算信息系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，還可能包括車間的生產(chǎn)系統(tǒng)。

　　5.復(fù)制和粘貼數(shù)據(jù)

　　機(jī)器人程序可以復(fù)制和粘貼數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)從一個(gè)應(yīng)用程序轉(zhuǎn)移到另一個(gè)應(yīng)用程序，例如從其他應(yīng)用程序接收到的數(shù)據(jù)文件或附件。當(dāng)輸入來自其他數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)，或在不同數(shù)據(jù)源之間進(jìn)行復(fù)制粘貼時(shí)，可能會(huì)產(chǎn)生異常。RPA機(jī)器人程序能夠讀取結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并標(biāo)示異常。一個(gè)機(jī)器人程序可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行上千次的檢查，標(biāo)記需要處理的異常。

　　6.重構(gòu)數(shù)據(jù)

　　機(jī)器人程序可以重構(gòu)數(shù)據(jù)，使之連貫一致。例如，它可以從銀行網(wǎng)站（前提是該網(wǎng)站數(shù)據(jù)是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)）檢索貨幣匯率，并按指令運(yùn)用；還可以載入月利率、期末利率等數(shù)據(jù)。

　　7.編制報(bào)表和發(fā)送郵件
 

　　在數(shù)據(jù)經(jīng)過收集、處理并排除異常后，RPA機(jī)器人程序會(huì)編制最終報(bào)表，并以郵件形式發(fā)送。

RPA的工作方式

　　大多數(shù)FP&A軟件會(huì)簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)部門必須處理的一些重復(fù)性工作。機(jī)器學(xué)習(xí)和人工智能也被用于自動(dòng)化部分工作，但與這兩者不同的是，RPA不涉及學(xué)習(xí)或解決問題。RPA受控于設(shè)定的業(yè)務(wù)邏輯和結(jié)構(gòu)化輸入，且不會(huì)背離其規(guī)則。

　　RPA機(jī)器人程序可以從外部系統(tǒng)導(dǎo)入數(shù)據(jù)，但無法執(zhí)行外部系統(tǒng)的工作。就像機(jī)器人羅茜可以開啟洗衣程序，卻仍需通過洗衣機(jī)與干衣機(jī)來洗衣服、烘干衣服。

　　在其他應(yīng)用程序完成RPA機(jī)器人程序分配的任務(wù)并報(bào)告結(jié)果后，RPA機(jī)器人程序接收該結(jié)果，并繼續(xù)執(zhí)行其腳本任務(wù)。

財(cái)務(wù)部門獲益良多

　　RPA的一大好處是使高素質(zhì)員工從長(zhǎng)年累月的數(shù)據(jù)收集枯燥工作中解放出來，從事更有價(jià)值的工作。員工不討厭他們的工作時(shí)，就會(huì)少出錯(cuò)，速度也會(huì)更快。機(jī)器人程序沒有這種感受，因此可以快速準(zhǔn)確地處理同樣的工作1萬次仍毫無怨言。

　　以下是財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)從RPA受益的三方面例證。

　　1.月末結(jié)賬自動(dòng)化：大部分CPM軟件供應(yīng)商會(huì)在應(yīng)用程序里創(chuàng)建工作流，但是只有納入數(shù)據(jù)加載和確認(rèn)等其他任務(wù)，實(shí)現(xiàn)月結(jié)流程自動(dòng)化，才能真正提高自動(dòng)化的價(jià)值。在工作流中，可能需要自動(dòng)使用匯率、從多個(gè)數(shù)據(jù)源導(dǎo)入總分類賬數(shù)據(jù)、列入公司間業(yè)務(wù)往來數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)導(dǎo)入后，包括貨幣換算、公司間沖銷日記賬、核算關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPI）等工作的流程，就可以設(shè)定在夜間自動(dòng)運(yùn)行。這使財(cái)務(wù)分析師得以將工作重點(diǎn)從數(shù)據(jù)收集轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)分析。

　　2.報(bào)表編制和發(fā)送自動(dòng)化：為會(huì)議編制報(bào)表和/或發(fā)送報(bào)表，是另一項(xiàng)有待自動(dòng)化的低附加值重復(fù)性工作。報(bào)表生成后應(yīng)自動(dòng)添加用戶訪問限制，例如，一個(gè)簡(jiǎn)單的損益表應(yīng)該可供多個(gè)部門或組織使用，并且只向用戶顯示其被允許訪問的部門或組織。RPA機(jī)器人程序在這方面的一項(xiàng)基本工作，是將多份報(bào)表組裝合來發(fā)送給個(gè)人使用者或小組，確保財(cái)務(wù)分析師不再浪費(fèi)時(shí)間整理分發(fā)紙質(zhì)報(bào)表。

　　3.預(yù)算數(shù)據(jù)預(yù)填充自動(dòng)化：RPA機(jī)器人程序還可以基于公司準(zhǔn)則，把數(shù)值預(yù)先輸入到將要處理的預(yù)算文件里。這可以讓預(yù)算編制員在數(shù)據(jù)輸入上先行一步，縮短完成預(yù)算方案的時(shí)間。通過人性化界面，預(yù)算編制員可以將以前的實(shí)際數(shù)據(jù)和預(yù)測(cè)值，例如，收入上浮5%、某些產(chǎn)品的人工成本降低或所有運(yùn)營(yíng)費(fèi)用都下降2%，組合起來輸入到新預(yù)算中。這些自動(dòng)化計(jì)算生成的數(shù)據(jù)成為編制預(yù)算的基礎(chǔ)，從而節(jié)省了編制員的時(shí)間，還可以使其更易于進(jìn)行假設(shè)分析。

擔(dān)憂尚存

　　RPA使用方面最普遍的擔(dān)憂，也是人們一直以來在業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化和機(jī)器人使用上的擔(dān)憂——擔(dān)心機(jī)器人會(huì)搶走他們的工作。實(shí)際上，有些工作確實(shí)會(huì)發(fā)生變革，有些工作則不再需要那么多人來完成。

　　人們面臨兩種選擇：是繼續(xù)以低效率、不盡人意的方式從事枯燥的工作，還是將這些工作移交給機(jī)器人程序。在兩者之間做出選擇并不難。員工過渡計(jì)劃可以緩解機(jī)器人程序使用方面的擔(dān)憂，因機(jī)器人程序接手了員工的部分手動(dòng)工作，也就減少了他們的這部分工作量，對(duì)他們來說，從乏味的工作中解脫出來后，就有精力創(chuàng)造更多的價(jià)值。

　　員工教育是所有RPA實(shí)施計(jì)劃的重要組成部分。讓員工們盡早參與其中，加入機(jī)器人程序編程團(tuán)隊(duì)；那些不會(huì)編程的員工，可以參與識(shí)別哪些流程是可編程的；讓他們成為RPA實(shí)施團(tuán)隊(duì)的一員，使他們參與其中并保持相關(guān)性。這些員工確認(rèn)可編程的流程，程序員編寫腳本程序，非程序員協(xié)助測(cè)試，每個(gè)人都是團(tuán)隊(duì)的一員。如果沒有親身參與，一些員工可能會(huì)產(chǎn)生危機(jī)感，甚至為了保住自己的崗位蓄意破壞RPA實(shí)施工作。

　　這種教育和參與的一個(gè)內(nèi)容，是幫助員工發(fā)現(xiàn)RPA帶來的職業(yè)發(fā)展機(jī)會(huì)。Gartner公司已經(jīng)確定了RPA工作環(huán)境所需的幾種不同類型的專業(yè)技能。

　　首先，整個(gè)自動(dòng)化項(xiàng)目需要有一個(gè)人或一個(gè)團(tuán)隊(duì)來監(jiān)督——其需要全面了解組織及其系統(tǒng)、工作流和報(bào)表生成情況。

　　其次，機(jī)器人程序需要維護(hù)。企業(yè)在不斷發(fā)展，機(jī)器人程序就不會(huì)是一勞永逸的工具。編程后的機(jī)器人程序可以從總分類賬中提取數(shù)據(jù)，但在總分類賬經(jīng)理增加27個(gè)新賬戶后，就需要有人告訴機(jī)器人程序添加這些新賬戶。維護(hù)需求時(shí)時(shí)都有，在很多情況下尤其是流程初始階段，讓遺留系統(tǒng)與流程方面的專業(yè)人員參與進(jìn)來將大有幫助。

　　機(jī)器人程序授權(quán)使用是付費(fèi)的，因此組織內(nèi)部必須具備機(jī)器人程序調(diào)度方面的專業(yè)知識(shí)，以經(jīng)濟(jì)高效地使用RPA。腳本程序的時(shí)間安排尤為重要，如果你把幾個(gè)腳本程序都用來最大化生產(chǎn)力，那可能并沒有充分利用資源。假如機(jī)器人程序乙要花30分鐘等待機(jī)器人程序甲完成某個(gè)進(jìn)程，那它完全可以用這段時(shí)間做其他事。RPA團(tuán)隊(duì)要不斷進(jìn)行這方面的調(diào)整，來高效地使用機(jī)器人程序。
 

       即使在啟動(dòng)RPA計(jì)劃時(shí)并沒有計(jì)劃馬上使用機(jī)器人程序，也要考慮未來的潛在需求。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)專業(yè)人員不一定愿意從事腳本程序維護(hù)和機(jī)器人程序調(diào)度這類相當(dāng)專業(yè)的工作，因此，組織在開始實(shí)施RPA計(jì)劃時(shí)，就應(yīng)當(dāng)物色有志于自動(dòng)化的人員，把RPA監(jiān)管列入其工作職責(zé)中。
 

RPA使用入門

　　某供應(yīng)商在通過RPA進(jìn)行綜合分析后，建議組織使用37個(gè)機(jī)器人程序來最大化自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)。組織可以先購(gòu)買一個(gè)，從小處著手，先自動(dòng)化一個(gè)流程，微調(diào)改進(jìn)直到滿意。掌握了整個(gè)過程后，再自動(dòng)化第二個(gè)流程。同樣，調(diào)整好后，再添加下一個(gè)。設(shè)法取得一些立竿見影的成果，并最大限度地運(yùn)用第一個(gè)機(jī)器人程序，直至清晰地掌握方法，證明可以投入使用第二個(gè)機(jī)器人程序。

　　記住：不必為每一個(gè)流程徹底改寫程序。如果你編寫的一個(gè)腳本程序是“登錄ERP”，這個(gè)程序會(huì)被反復(fù)用到。無需為每個(gè)系統(tǒng)編寫一個(gè)新的登錄腳本程序，盡量使用和改用已有的。

　　歸根結(jié)底，還是要讓正確的人做正確的事。目前，業(yè)內(nèi)已有很多不同的RPA實(shí)施方法，有些是由財(cái)務(wù)部門全權(quán)負(fù)責(zé)流程自動(dòng)化，有些是將職責(zé)分散到各個(gè)不同的部門。

　　極有可能出現(xiàn)的一種情況是，有些員工缺乏在RPA環(huán)境中發(fā)展的必要技能或能力。經(jīng)濟(jì)學(xué)家Doris E. Pullman在1958年就已經(jīng)意識(shí)到這一點(diǎn)。最終，一部分員工會(huì)被機(jī)器人取代，但更多的員工尤其是財(cái)務(wù)人員，將發(fā)現(xiàn)新的機(jī)會(huì)，創(chuàng)造遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)職能的價(jià)值。

Ron Massicotte，Prophix公司開發(fā)和實(shí)施部門總監(jiān)，此前擁有15年企業(yè)績(jī)效管理（CPM）經(jīng)驗(yàn)。聯(lián)系方式：rmassicotte@prophix.com。

林芹 譯，郭強(qiáng) 校

原文鏈接：http://sfmagazine.imachina.org.cn/news.php?cid=16&nid=377

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