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采購到付款流程是組織經營管理活動的主要環節，低效的采購到付款流程會導致交付周期過長、不確定性增加，庫存壓力增大、成本難以控制等不良后果的產生，直接影響到組織的最終利潤。

優化采購到付款流程，能夠助力組織提升采購各項環節的反應速度，應對供應市場的變化莫測，以合理的價格及時去滿足組織對產品或服務的需求，為后續生產環節的順利運作保駕護航。

隨著組織規模的不斷擴大，采購到付款流程的復雜程度越來越高，處理單量也越來越多，為此全球已有眾多大型企業與組織選擇部署流程挖掘產品：既能對接現有系統，靈活地創建相關流程的 KPI 和風險指標，又能標記關鍵流程和事件，并基于治理的數據模型提供根因分析。

采購到付款流程有哪些常見的挑戰？

采購到付款流程的核心是采購方和供應商之間不同形式單據的傳遞，以及這些單據相關業務流程的評估和審批，通常包括采購申請、采購訂單、貨物驗收、支付款項幾大步驟，涉及采購需求部門、采購部門、供應商等多方之間的協調合作，無形中增加了采購到付款流程的復雜性，甚至會帶來混亂。常見的挑戰主要有以下三點：

1. 供應商信用風險：采購方在選擇供應商時需要考慮其信用風險，以避免出現供應商無法按時交貨或者交貨質量不合格的情況。

2. 交付時間：供應商可能因為各種原因，如生產延期、物流運輸問題等導致無法按時交貨，這會對采購方的生產計劃和運營產生影響。

3. 財務結算：到付款需要采購方在貨物交付后才進行付款，這可能會對采購方的財務流程造成影響，需要與供應商協商好付款方式和時間。

如何優化采購到付款流程？

時間成本對生產型企業而言至關重要，UsoTen UPM能夠通過多層次的分析，幫助企業找到加快供應商交付周期的路徑，從而實現降本增效。

在UPM中，我們將每一種業務從開始到結束的流程走向稱之為“路徑”，每個環節的操作指令/節點為“活動”，從數據日志中獲取的每個帶有專屬ID的數據行記錄為“案例”，將“活動+時間戳”的組合作為“事件”。以此來分析活動在一定時間區間內發展的規律，找出耗時最長案例的瓶頸活動、最優和推薦路徑。

如何應對這些采購風險？

1. 流程優化

通過流程挖掘技術，可以對采購到付款流程中的瓶頸和問題進行識別和分析，幫助企業進行流程優化，提高采購效率和采購質量。

將流程事件數據轉化為事件日志（Event log），推送到一個流程大數據平臺，對這些流程大數據進行分析、發現、建模，展現流程分析結果以及流程模型。

2. 供應商管理

通過對采購到付款流程的挖掘，可以了解供應商交貨時間、質量等方面的表現，從而更好地管理供應商，提高采購的穩定性和可靠性。

系統可以直接查看相關人員的執行效率情況，通過年、季度、月、天不同的時間頻度來進行細分分析：活躍人員數、人均處理事件數、人均處理案例數、平均案例涉及人數。可以針對具體不同的每個活動節點，來對人員的效率進行統計分析：執行事件數、涉及案例比、平均響應時間。

3. 風險管理

流程挖掘技術可以幫助企業識別采購到付款流程中的潛在風險，如供應商信用風險、物流運輸問題等，有助于企業采取相應的風險管理措施，減少采購風險。

通過篩選器，可以篩選出所關注的某些案例來進一步進行具體流程案例的詳細分析，對流程進行剖析，快速挖掘所存在的問題環節與業務情況，可供選擇的篩選條件包括：案例起始時間、案例終止時間、包含活動、起始活動、終止活動、流程變體等。

4. 數據分析

流程挖掘可以幫助企業收集和分析采購到付款流程中的大量數據，從而更好地了解采購過程和采購方面的問題，有助于企業采取更加科學和有效的采購決策。

通過流程總覽分析，可以掌握流程執行情況的全貌，包括流程事件發生的時間趨勢、流程發生的變體情況及其分別發生的比例、活動節點的執行次數及其所占的比例、最常發生的流程變體流程圖等。

UsoTen UPM 通過將企業各系統中的海量數據按照流程進行連接和分析，幫助企業打破數據壁壘，精確定位業務流程中出現的繁雜問題，為企業優化流程提供決策依據，以數據驅動的智能決策力幫助企業實現高質量管理。、

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