卓佳集團(tuán)（Tricor Group）的集團(tuán)轉(zhuǎn)型總監(jiān)Eric Cheung在談到他在財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)中部署RPA的經(jīng)驗(yàn)時(shí)說(shuō)，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人在選擇解決方案提供商時(shí)需要對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)和能力持謹(jǐn)慎態(tài)度。這一步對(duì)于正確開(kāi)始RPA部署而言至關(guān)重要。

此外，他還表示，財(cái)務(wù)部門(mén)不應(yīng)只關(guān)注短期成效，而應(yīng)著眼于長(zhǎng)期成效，因?yàn)镽PA與其他技術(shù)一樣，需要財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)特定的部署程序，同時(shí)需要花費(fèi)時(shí)間才能完成。他補(bǔ)充道，這些程序包括識(shí)別需要自動(dòng)化的必要流程、選擇解決方案以及進(jìn)入測(cè)試階段。

Tricor是一家總部位于香港提供商業(yè)擴(kuò)張的服務(wù)公司，公司在香港、日本和馬來(lái)西亞有56個(gè)機(jī)器人與人工協(xié)同工作。人機(jī)協(xié)同的混合團(tuán)隊(duì)利用機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，為其內(nèi)部的財(cái)務(wù)部門(mén)和外部客戶(hù)完成從銀行對(duì)賬單和發(fā)票中提取數(shù)據(jù)并處理數(shù)據(jù)等工作。該公司還在探討是否有可能使用這項(xiàng)技術(shù)用于應(yīng)收賬款管理中，以改善公司的信用控制管理。

根據(jù)Cheung的說(shuō)法，以下是財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)該問(wèn)的一些關(guān)于供應(yīng)商的銷(xiāo)售宣傳和他們應(yīng)該采取的行動(dòng)的問(wèn)題。

供應(yīng)商是否擁有其聲稱(chēng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)？對(duì)于聲稱(chēng)自己是某種技術(shù)專(zhuān)家的供應(yīng)商來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)職能并不陌生。

Cheung建議，財(cái)務(wù)部門(mén)核實(shí)任何此類(lèi)聲明的一種方法是進(jìn)行自己的概念驗(yàn)證（POC,proof-of-concept）。

他說(shuō)，通過(guò)進(jìn)行概念驗(yàn)證，財(cái)務(wù)部門(mén)可以測(cè)試供應(yīng)商的能力，查看提議的解決方案是否能夠有效地完成技術(shù)的預(yù)期目標(biāo)。他補(bǔ)充說(shuō)，該流程還可以有助于讓利益相關(guān)者參與進(jìn)來(lái)，并管理用戶(hù)對(duì)技術(shù)的期望。

普華永道在其《成功實(shí)施RPA需要時(shí)間》報(bào)告中強(qiáng)調(diào)，公司應(yīng)選擇簡(jiǎn)單流程中的一小部分進(jìn)行概念驗(yàn)證，以評(píng)估實(shí)施RPA的可能性。該報(bào)告補(bǔ)充道，公司應(yīng)該將概念驗(yàn)證視為了解一項(xiàng)技術(shù)和一種產(chǎn)品的機(jī)會(huì)，并且在POC上不宜花費(fèi)過(guò)多時(shí)間。

此外，供應(yīng)商經(jīng)常聲稱(chēng)他們擁有一支專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)，可以在實(shí)施過(guò)程中提供幫助。然而，這并不等同于承諾會(huì)派遣足夠的人員來(lái)實(shí)施RPA解決方案。Cheung建議，在達(dá)成交易之前，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)該讓供應(yīng)商確認(rèn)他們將派出多少專(zhuān)家來(lái)實(shí)施（通常可以向供應(yīng)商索要專(zhuān)家簡(jiǎn)歷及相關(guān)資格證明）。

供應(yīng)商是否夸大了您獲得收效的速度？他指出，如果財(cái)務(wù)職能部門(mén)希望將RPA融合機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)一起使用，以實(shí)現(xiàn)流程的完全自動(dòng)化，那么，他們不應(yīng)該期望能立即看到收益。

在發(fā)票處理場(chǎng)景中，通過(guò)查看主題行(通常包含“發(fā)票”一詞)，將附帶的發(fā)票下載到預(yù)定義的文件夾中，并在財(cái)務(wù)部門(mén)使用的會(huì)計(jì)軟件中創(chuàng)建賬單，RPA工具學(xué)習(xí)識(shí)別通過(guò)電子郵件發(fā)送的發(fā)票可能不會(huì)花費(fèi)太多時(shí)間。

然而，隨著公司嘗試自動(dòng)化更多的應(yīng)付賬款流程，例如從發(fā)票中提取信息(供應(yīng)商名稱(chēng)、購(gòu)買(mǎi)的產(chǎn)品或服務(wù)、發(fā)票到期日、到期金額、發(fā)票編號(hào)等)，他們需要將機(jī)器學(xué)習(xí)與RPA結(jié)合起來(lái)部署。

在這種情況下，啟用支持機(jī)器學(xué)習(xí)的機(jī)器人可能需要六個(gè)月的時(shí)間來(lái)學(xué)習(xí)識(shí)別足夠數(shù)量的發(fā)票樣本，然后才能正確提取數(shù)據(jù)。

“如果這是您實(shí)現(xiàn)的第一個(gè)自主學(xué)習(xí)機(jī)器人，那么，您應(yīng)該期待一個(gè)更長(zhǎng)的時(shí)間框架，來(lái)（學(xué)會(huì)如何做某事）” Cheung建議。“這可能比您最初的預(yù)計(jì)要多花至少50%的時(shí)間，因?yàn)槟膯T工也需要花時(shí)間學(xué)習(xí)如何使用它。”

STP？術(shù)語(yǔ)在上下文中是什么意思？與潛在客戶(hù)會(huì)面的RPA供應(yīng)商可能會(huì)使用術(shù)語(yǔ)，例如直通式處理(STP)百分比和準(zhǔn)確性。

據(jù)Cheung的介紹，STP是指具有光學(xué)字符識(shí)別和機(jī)器學(xué)習(xí)功能的機(jī)器人能夠自信而準(zhǔn)確地閱讀的文檔的百分比。

他解釋說(shuō)，對(duì)于機(jī)器人有信心閱讀的文檔，準(zhǔn)確性是指機(jī)器人能夠正確閱讀的字段的百分比。

Cheung指出，雖然了解這些術(shù)語(yǔ)的含義至關(guān)重要，但是，了解達(dá)到預(yù)期的STP百分比和準(zhǔn)確性所需的時(shí)間和必要的人力資源也同樣重要。

定義部署成功。首席財(cái)務(wù)官需要思考如何定義成功并有一套清晰的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPI）來(lái)證明投入的合理性。

Cheung提出，關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)應(yīng)該包括短期和長(zhǎng)期目標(biāo)。

他認(rèn)為，短期目標(biāo)可以是一個(gè)流程中可以減少的步驟數(shù)，而長(zhǎng)期目標(biāo)可以是確定機(jī)器人部署是否有助于現(xiàn)有的持續(xù)改進(jìn)方案。

準(zhǔn)備 足夠的高質(zhì)量數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)需要高質(zhì)量的數(shù)據(jù)來(lái)正確地訓(xùn)練其機(jī)器人。

為了確保數(shù)據(jù)質(zhì)量，Cheung表示，財(cái)務(wù)部門(mén)將不得不尋求工具或信息技術(shù)的幫助，以消除不準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)或重復(fù)數(shù)據(jù)。

他補(bǔ)充說(shuō)，如果需要任何圖像，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)將必須尋找相關(guān)的高分辨率圖像對(duì)機(jī)器人進(jìn)行訓(xùn)練。

管理變革。在項(xiàng)目實(shí)施前和整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中，公司需要讓高級(jí)用戶(hù)和初級(jí)用戶(hù)都參與進(jìn)來(lái)。

Cheung表示，變更管理任務(wù)包括清晰地傳達(dá)RPA的愿景和目標(biāo)，讓核心用戶(hù)參與機(jī)器人程序的設(shè)計(jì)，以及讓用戶(hù)盡早熟悉流程的變化。

參與管理。在財(cái)務(wù)的技術(shù)項(xiàng)目上與Cheung有合作的卓佳集團(tuán)首席財(cái)務(wù)官兼首席運(yùn)營(yíng)官Wendy Wang提到，財(cái)務(wù)還需要與公司的管理團(tuán)隊(duì)緊密合作，并進(jìn)行有效地溝通，以確保RPA的成功。

Wang表示，RPA的部署是管理團(tuán)隊(duì)精心打造的Tricor數(shù)字轉(zhuǎn)換藍(lán)圖的一部分。“我們不做任何假設(shè)。作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)，我們相信有效的溝通有助于我們度過(guò)各種難關(guān)，并在部署過(guò)程中共同克服挑戰(zhàn)。” 她說(shuō)。

建立自動(dòng)化卓越中心(ACOE)。在部署的初始階段之后，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)可以在RPA的成功基礎(chǔ)上繼續(xù)發(fā)展。ACOE，是為重點(diǎn)領(lǐng)域提供領(lǐng)導(dǎo)、最佳實(shí)踐、研究、支持和培訓(xùn)的團(tuán)隊(duì)或共享設(shè)施，是一項(xiàng)所有業(yè)務(wù)職能都可以從中受益的增值服務(wù)。

Cheung說(shuō)，ACOE的范圍可能因公司而異，但它可以包括基礎(chǔ)設(shè)施、機(jī)器人的指揮中心、機(jī)器人開(kāi)發(fā)和測(cè)試、流程改進(jìn)、業(yè)務(wù)分析和項(xiàng)目管理。

ACOE在幫助各職能部門(mén)和單位有效地使用RPA的同時(shí)，還可以使其他團(tuán)隊(duì)在后期階段為整個(gè)組織做出貢獻(xiàn)。

“當(dāng)一家公司RPA的使用趨于逐漸成熟時(shí)，可能會(huì)將一些ACOE的工作分配到各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)和職能部門(mén)，包括財(cái)務(wù)部門(mén)，”他說(shuō)。“員工接受培訓(xùn)，可以成為開(kāi)發(fā)RPA流程的普通開(kāi)發(fā)人員（citizen developer），并推動(dòng)整個(gè)組織RPA的持續(xù)改進(jìn)。”

記住您的目標(biāo)

隨著RPA技術(shù)的發(fā)展以及競(jìng)爭(zhēng)激烈的供應(yīng)商繼續(xù)爭(zhēng)相努力地為財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)提供最新的工具，財(cái)務(wù)主管可以通過(guò)牢記RPA部署的目標(biāo)來(lái)保持專(zhuān)注并取得成功。

“財(cái)務(wù)部門(mén)之所以部署RPA是因?yàn)樗仨殞?shí)現(xiàn)目標(biāo)，”Cheung提出。"記住這些目標(biāo)，它們將在整個(gè)RPA之旅中給您指引."

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