信息技術的創新發展,必然引發商業模式的變革,使得財務體系、運營策略和運作流程發生變化。在數字化、自動化、智能化的趨勢下,流程機器人(RPA)、人工智能、大數據和云計算等新技術被應用到財務領域,使財務流程不斷優化、財務運營效率不斷提升。其中,財務共享服務是近年來集團企業財務轉型的焦點,創新技術應用的聚集地,也是構建面向未來財務的基石。
財資君為此整理了名企發展財務共享服務的案例匯總,本文為財務共享案例匯總系列第一篇。
基于集團整體的財務組織戰略的角度出發,建設共享財務平臺的初衷并不完全是出于成本考慮,更多的是為賦能業務發展,主要有以下三大特性:
一是平臺化。所謂平臺的概念就是去中心化,即通過一個平臺,打造一個場景,讓各方,包括業務伙伴、業務財務、第三方、供應商和客戶等更好地協同工作。其強調的是賦能、標準化、效率以及全鏈路流程的滿意度。
二是數字化。由于不同的業務對于收/支確認的規則和挑戰不同,所以我們要求共享服務平臺從政策、流程、系統到數據都要能夠提供全方位的服務。在實際情況中,我們會根據不同業務的成熟度、標準化的程度進行深淺不一的介入,提供做乘法的共享服務輸出,而非簡單的物理翻譯。
三是技術化。希望將來RPA能夠實現可視化的數據管理。在互聯網時代下的財務管理,包括財務共享,每個人都不是一個簡單的會計,我重新定義團隊成員的職責——賬務工程師。讓團隊成員積極參與思考關于RPA的應用。并且,幾乎每個團隊都有一個類似團隊專家的角色,做一些簡單的開發、拼湊,能夠支持他們實現自我管理,這是我們正在嘗試和推廣的方面。
RPA的應用場景需要符合兩大要點:大量重復(讓RPA有必要)、規則明確(讓RPA有可能)。經過對于RPA行業的調研,考慮到本地化部署能力和豐富拓展的SDK能力,最終選擇由阿里云自主研發的RPA機器人流程自動化技術。2017年,阿里巴巴集團財務共享中心使用阿里云RPA,作為推動財務數字化轉型、賦能業務的重要一環。
目前,阿里巴巴集團共享財務平臺成功落地的RPA應用場景有以下幾個:一是新媒體鏈接檢查,因為我們集團有很多的市場廣告投放,是一個品牌營銷的陣地,因此,保證投放的效果是財務要去幫助實現的,在應用了阿里云RPA之后,效率提升了約46%;二是阿里云資金處理;三是獲取AP結算相關數據,在對供應商結算時,有大量的數據采集比對,這是一個較大的應用場景;四是樓宇點位抽樣,如何獲取點位,做好檢查;五是核對外包考勤單等。
阿里云RPA的運用,減少了大量繁瑣的流程,釋放出一定的人力,也大大提升了財務人員的工作效率。例如在資金管理方面的應用,在采用阿里云RPA之后,實現從數據合并、數據校驗等全流程的自動化,人工只需最終審核機器人處理的結果即可,流程簡單、無需過多的人工干預,使得整體效率提升了100%。
阿里將也在不斷地探索, 將 阿里云RPA拓展運用于更多的場景:
一是大量重復操作類業務,如查詢/咨詢類、對賬類業務,主要考慮的是從被動到主動,減少財務人員的人工工作。
二是涉及跨崗位的流程協同,結合上下游的不同崗位,整體分析最優的RPA需求,使每個崗位有自己的機器人,形成機器人和人工之間相互協作的模式,帶動全流程的協同發展。
三是財務分析能力和可視化設計,如采集系統內上傳的海量附件信息中的內容加以分析,能拓展財務能力分析;組織部門自學RPA的可視化開發工具并定期分享交流,能夠自主開發簡單的需求,實現人人都有專屬的RPA機器人協助工作。
四是最新技術與RPA的結合,如AI+RPA。目前,圖像與視頻識別技術,尚不能完全滿足自動處理的需求,需與阿里云RPA團隊保持密切溝通,第一時間將新技術應用到財務實踐中,成為新技術實踐的先鋒。
隨著阿里巴巴集團業務的多樣化、生態的復雜化、布局的全球化以及技術的不斷創新發展,集團在財務共享建設方面也面臨著四大業務挑戰:一是每個業務制訂各自的會計規則、各自的業務流程和系統,集團的明細賬散落在各個業務系統中;二是集團不斷并購各行業的大型公司,系統、流程和規則五花八門,水平參差不齊;三是海外布局逐步加快,業務節奏不一,外部挑戰大;四是賬務專業能力和系統能力缺乏沉淀,會計相關系統成熟度較差。
2014年4月,騰訊財務共享服務正式掛牌,之后騰訊也根據不同風險損失整合了相關團隊。把AR(Accounting Receivable應收)、AP(AccountingPayable應付)、總賬還有單證全部整合成財務共享服務,初步建立了質量管理,并且也做了部分初步的外包應用嘗試。
騰訊不斷對財務共享服務進行優化,目前整個財務共享服務有不到100個正式員工,服務超過31000個員工的整體報銷等。同時也會管控280億元左右的資金、約20萬張的付款單、35億元左右的服務采購方面的信息控制等。
為了達到“創造企業的商業價值”的最終目標,騰訊財務共享服務設立了三個主要支柱,其中 第一根支柱是增值服務拓展,包括KPI、前瞻性、業務決策支持產品及數據支持,BG/跨BG通用流程或價值提升項目,Robot自動化工具,BPO合作效率、價值提升項目等。
中間最大的支柱是運營交付中心,其分成四大塊,有三個主要的業務流程,第一個是O2C,主要是從訂單到最后收款的整體流程;第二個是P2P,主要是從采購到付款的整體流程;第三是R2R,主要是指賬務處理到最終業務支持報告的整體流程。一般的三大流程之外,騰訊在2016年也重新開辟了一個新業務模式探索,即BPO模式。騰訊希望會有個借用第三方外部的BPO供應商來實現兩條腿走路。因為原來騰訊更多的是自建模式,但實際上在經歷一系列調研、參觀、交流后,騰訊有了進一步想法去嘗試BPO之路來實現自營與外包并行來保證騰訊公司的運營交付準確性、有效性。
第三根支柱是COE,即人才及創新中心。基本上騰訊會包括共享服務中較前端或前瞻的研究、整體規劃、共享的外聯交流及跨部門或重要的整體項目管理和推動。另外在COE方面騰訊也會統一對共享對外服務體系和客戶滿意度進行整體管理等。除此之外還會提供相關專家及經驗支持,同時COE也是財務體系人才的培訓基地之一,與此同時騰訊還提供有項目實戰培訓和卓越運營(operational excellence)方面的培訓,其中也有很多方面的嘗試,較傳統的包括KPI等方面的產品以及數據支持。騰訊也會不斷來推動BG(Business Group業務群)和跨BG的通用性流程還有價值提升項目。
另外騰訊也有部分相對較前端的嘗試包括自動化工具的應用。BPO的另外一條腿也可通過跟BPO的專業人員合作,因為畢竟BP0的專業人員對三大流程會更加專業,會有很多專業的知識庫、好的方式方法、模型等。通過與其合作可來提高整體效率,并且產生更多價值,對新增的價值也可以進行價值分配。為實現上述三大支柱和最終目標,騰訊需要一個較扎實的基礎平臺。包括BI,DW/BI(數據倉庫/商務智能)、ERP平臺,騰訊在2016年嘗試云ERP平臺以及各類應用平臺,包括如付款、AR的綜合管理、AP的付款外圍平臺、發票管理、電子發票等其他各類應用平臺都會統一歸到該類。
滴滴的財務共享服務中心可以通過任務池管理、角色管理、門戶及工作流管理、多組織操作等平臺,將不同國家的實體會計業務放到一個共享服務中心中來記賬和報告,它突破了原先財務組織的地域界限,實現了集團的財務業務在同一平臺、不同業務類型中的專業化分工處理,不僅保證了會計記錄和報告的規范、結構統一,還幫助集團企業提高了財務管理水平及效率,降低了運營成本,增強了其核心競爭力。滴滴全球化發展布局的定位,它的財務共享服務中心可以從基礎核算共享、費用共享和資金共享來應對。
滴滴通過財務共享服務中心的記賬中心、對賬中心、結賬中心的跨組織操作等功能,來全面貫徹集團財務政策,將原本分散的會計核算集中起來,高效、自動地批量處理多組織、重復的核算任務,以便提高財務共享服務中心會計人員的核算效率,從而徹底將財務人員從繁復的財務核算中解放出來,有更多的精力進行集團財務管理與監督工作。
費用共享模式是針對企業核心的費用流程,進行共享管理。 滴滴一方面利用共享服務平臺的隨機任務分配機制,防范舞弊,加強企業管控;另一方面通過集成的影像系統,完成單據影像掃描與存儲,實現信息流與實物流的完美結合,支持全球工作人員,隨時隨地報銷,切實提高報銷和支付的及時性。 倡導無紙化報銷的設計,正符合了滴滴共享經濟、低碳出行的核心理念。
滴滴采用統收統支、撥付備用金、內部銀行、結算中心等多種資金管理模式,采取統借統還、綜合授信、收支兩條線、資金調度、賬戶集中管理、零余額賬戶等資金管理方法,對滴滴資金進行統一籌劃、全面監控,充分發揮滴滴整體資金的運作優勢,降低資金成本,提高資金運用效率。 與此同時,也方便了總部監控各下屬單位的投資及資金運營,進行全面的資金事前計劃、事中控制和事后分析,有效防范了滴滴整體的投融資風險。
滴滴通過核算、費用、資金等的共享,在一個數據平臺上匯總成員單位間的所有財務數據,然后統一進行會計處理、實時查詢、報表分析。 實現集團報表到子公司報表再到子公司賬簿業務單據的穿透聯查,真正落地整個集團財務總部管控。 再結合滴滴內部其他的異構系統通過集成平臺接入核算系統或共享任務平臺,真正打造滴滴企業信息的全球一體化。
華為:建立七大區域財務共享中心,構建萬物互聯的智能世界
華為作為一家產品和解決方案供應商,已經應用于140多個國家的信息與通信解決方案,其財務組織著眼于如何更好服務企業在全球范圍內的拓展。在華為的組織架構中,財經體系是一個獨立的部門,集中管理公司所有財務人員。 華為的整個財務職能大體被分為三塊:會計核算(賬務)、財經管理和審計監控(內審),只有同時保障賬務和內審的財務數據是足夠準確的,財經管理的決策才值得信任。
自2006年起華為在全球范圍內,統一體系規范,陸續建立了七大區域賬務共享中心。共享服務中心的建立和網絡的完善,加強了公司總部對全球業務的財務控制,成為財務內控有效實施的最強有力的保障;同時通過持續推動流程的標準化與簡化,大幅提升了財務專業流程的運行效率,創建財務職能卓越專精、精益管理的領先實踐。構建全球共享服務網絡,對于華為而言創建了一個全球標準化的財務會計處理與核算管理平臺,為華為在過去10多年業務的騰飛提供了很好的財務資源保障和風險控制基礎。共享的首要目標不是為了成本的節約,而是集團企業加強財務管控的強有力的手段。財務共享最終是為業務服務的,因此共享的運營模式應該配合業務布局來設置。
在全球統一核算方面,華為的賬務集中管理模式在數據處理上有個基本要求:每個數據應該進行多維度的運算。盡可能把所有數據的維度體現在核算中,未來才能根據不同需要生成各類報表。譬如說向稅務報稅時,需要根據數據的維度提取法人實體報表;當用于內部考核時,就可以提取出相應的區域報表、產品線報表、客戶群報表。
如今,華為賬務核算已經實現了全球7×24小時循環結賬機制,充分利用了其共享中心的時差優勢,在同一數據平臺、同一結賬規則下,共享中心接力傳遞結賬作業,極大縮短了結賬的日歷天數。24小時系統自動滾動調度結賬數據,170+系統無縫銜接,每小時處理4000萬行數據,共享中心“日不落”地循環結賬,以最快的速度支撐著130+代表處經營數據的及時獲取。
特別聲明:
文章來源:財資一家(TreasuryChina)
作者:財資中國
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