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在上次的專題里， U智為大家披露了RPA與AI之間的關系，相信大家也了解到RPA背后蘊藏著巨大的潛能（點擊這里回顧：如何解釋 RPA與AI之間的關系？）。那么，RPA是不是無所不能的呢？又有哪些地方并不適用RPA呢？想要洞悉RPA的機會，請聽U智為你一一道來！

RPA的力量超乎你想象

未來，在眾多領域中，用機器替代人來進行工作已經是不可避免的趨勢了。機器人流程自動化（RPA）不僅可以為企業提高效率，更可以為企業提升效益。因此，越早實現辦公室流程自動化，企業的競爭力就越發明顯。

舉個例子：如銀行業，像開設賬戶或處理抵押貸款申請這樣的業務可以通過RPA來實現。而同樣，保險公司可以用RPA處理傷害索賠等事宜，以此來提高工作效率。在運輸行業，供應鏈和物流業務都可通過RPA進行優化。所以，我們可以說， RPA在各領域的可能性是無窮無盡的，特別是在企業中如果有需要處理繁瑣的人工流程時，RPA是必不可少的。

當然，需要提醒大家注意的是，RPA蘊含的巨大潛力并不代表它無所不能。有部分專家認為，并不是所有的流程都適合使用RPA，具體需要通過多方面審核考量后再做決定。

找到適合RPA的流程

當船在迷霧中迷失方向，便難以到達彼岸，因此要想發揮RPA的威力，整理出RPA可以適用的流程至關重要。而如果在并沒有完全理解RPA意義的情況下就胡亂使用它的話，反而會事倍功半。

假設，你嘗試為發票審批實現流程自動化管理，但你沒有注意到，你們公司有30多個不同層級的審批線。造成這一現象的原因是公司在收購不同的業務后，某些高層不喜歡使用新流程而繼續沿用了原有流程。在這種本身流程就一團糟的情況下直接套用RPA，在執行過程中必然會出現種種問題。這樣做的話，不僅不能幫助實現流程自動化，還可能需要你花費更大量的時間進行檢查和返工，從而導致你的工作效率更為低下。

那么，我們應該如何避免上述所說的情況呢？在回答這個問題之前，讓我們先來看看這份工作是否符合以下特征：

高重復性
高工作強度
基于特定規則而執行
容易出現人為錯誤

如果一份工作符合以上任何一個特征，那么它很可能可以適用RPA來提高效率。如果光看以上4點覺得還不夠清晰，我們還可以通過以下7個問題，來判斷一份工作是否適用于執行RPA：

1.這份工作是否可以由員工坐在電腦前完成？

2.公司的業務系統是否缺少API或應用程序背后的數據庫而無法訪問？

3.在業務應用程序中更新信息的核心供應商是否收取額外費用？

4.這份工作是否需要員工每周定期完成？

5.任務是否涉及敏感數據？（在這種情況下專家指出，RPA機器人可能更適合處理敏感信息，因為它可以減少由于人為錯誤導致數據處理不當的可能性）

6.是否需要在人員配備有限的情況下快速完成任務？

7.是否有員工不喜歡此類重復性的工作？

如果，出現了以上的現象，那么請注意，可能你真的需要RPA來為你處理流程了。只要知道并執行適合的RPA流程，不僅可以提高效率，還可以提高員工對工作的滿意度。

為RPA構建診斷框架

當然，通過上述的提問，我們可以初步了解到這份工作是否適用RPA。而在之后， 我們可以構建一個RPA流程診斷檢查表，通過系統地評估所有功能和垂直領域上的流程，來更進一步確定哪些流程適合使用RPA。首先，需要明確7個標準條件：

交易量
容易出錯或進行返工
流程的可預測性
基于規則的異常處理
涉及體力勞動
系統升級時間
控制重要性

通過評判的方式（例如用低、中、高進行評判或者從1-10進行數值評分）對潛在RPA進行評級，看它是否符合以上的7個標準。這樣的話，可以幫助我們更清晰地確定需要優化項目的優先順序，以此來制定更好的解決方案，讓RPA能發揮出更多更大的作用。

洞悉RPA的機會

在一系列的評估和量化后，我們會發現，其實大多數的業務和部門都十分適用RPA流程，如：

財務：銷售訂單處理，發票處理，應付賬款管理等
管理報告 ：收集信息來源，并將數據信息在表單中進行統計等處理
市場營銷 ：列表管理，電子郵件管理，社交管理，數字營銷，CRM管理等
IT/HR：員工入職或者離職手續等

對RPA而言，它的機會無處不在 。除了像我們開篇就舉過例子的銀行、保險、物流等行業外，它還特別適用于那些耗時多、成本高、流程循環的行業，例如：醫療行業。有業內人員發現，RPA可以顯著改善醫療系統非臨床方面的低效率，以往費時費錢的繁瑣過程可以通過RPA進行優化，例如，檢索賠償的狀態，醫生資格的查詢等。 所以說，RPA能讓人們從數據中解放，從而去完成更多創造性的工作。

適合RPA的4項任務

在知道哪些流程特別適合使用RPA之后，我們可以再來了解一下，RPA在實際的使用中所適用的4項任務：

1. 更新信息。某些企業需要經常清理及更新系統中的郵箱地址，而在需要處理大量郵箱數據的時候，通常會需要IT人員介入幫忙。而使用RPA，即使你不懂編程，也可以輕松完成這件事情，避免了大量手動的重復勞動。RPA可以自動訪問每個賬號并進行更新，并且可以確保重要的信息不會遭到泄露。

2. 遷移信息。 如果遇到公司合并等情況，企業就需要將信息數據從一個系統轉向另一個系統。這個時候，如果使用RPA，就可以用超人的速度讓數據從舊系統導出，來完成整個轉移。RPA的優勢在于，不單單是數據可以迅速得到遷移，還可以將一系列的操作日志都得到保存和記錄。

3. 緊急任務。如果需要短時間操作大量的任務，就可以請RPA幫忙。因為RPA可以比人更快地運行大量重復的工作。如果一家銀行發生借記卡或信用卡的數據泄露事件，這家銀行肯定希望爭分奪秒地關閉這些信用卡，以保護客戶免受資金被盜的麻煩。這個時候，RPA就可以最大化地發揮它的優勢了。

4. 系統監視。 RPA可以用來監視關鍵的業務系統。例如：一家在線的零售商如果在線上的某個環節產生錯誤，不僅會產生經濟損失，更可能會失去自己重要的客戶。而通過RPA，零售商可以利用它來模擬客戶與其在線應用程序的互動，以確保事情順利進行。如果發現任何問題，RPA會以多種方式及時報告問題，包括電子郵件、短信或其他社交軟件的通知等等。