走進大中型公司大門，看到美女成堆，零食成片，表格成河，資料成山，里面同事多有目光呆滯，神情肅穆，以至于形容枯槁者，大多財務部也。

數不清的數字，做不完的報表，對不完的賬單，交不完的稅單，審查和監管越來越嚴格，高效和合規的要求越來越大，老大總也不招人，就知道催，催，催，“年年歲歲事相似，歲歲年年人不同”，不把人磨成機器才怪呢！

現在“解放軍”來了，全球領先的流程自動化供應商AA說，未來幾年，RPA機器人將承擔接近50％的財務工作

RPA軟件機器人打通公司內外各個系統--通過更嚴格的數據治理和流程控制來結帳，處理發票，應收賬款，總分類賬，對賬，稅收報告和現金賬戶對賬。

我們來看看在財務管理上軟件機器人到底能幫我們做些什么？

• 應付賬款和應收賬款

AP和AR是資產負債表中的重要項目。在月底時，要跟蹤和記錄付款和收款的任務，包括批準，付款本身以及對帳，日記帳。這些工作雖然重要和必須，但AP和AR管理需要無數重復的，基于規則的任務。這些任務還要求一致性，準確性和遵守時間規定，因為它們主要是財務審計的重點之一。所以這些過程成為RPA的理想選擇。RPA能夠為不同的供應商和客戶設置流程，建立付款批準流程，處理付款和收據，發送逾期付款通知等。

• 供應商管理

供應商管理是AP的組成部分。一家大型的跨國公司可能有多達75,000個供應商--所有供應商都有單獨的付款流程和規則。供應商管理規則有助于確保在正確的時間表，商定的條件下正確地向供應商付款。 

RPA機器人可以幫助您在不同供應商之間設置付款流程，遵守正確的規則，并確保每次都按時付款（某些特定地區還可以消除腐敗）。

• 發票管理

與供應商管理有關的是發票的處理。從收到票據到付款批準，公司可能需要4到16天-而且此過程的很大一部分，（有人統計可能高達76％）的人工輸入。 

這意味著公司可以利用RPA自動化發票管理。RPA可以在幾分鐘（而不是幾天）內驗收發票，提取數據，輸入發票，發送通知，執行對帳等。

• 月末結算流程

在每個月的月底，會計師都必須關閉該月賬戶，以驗證和調整帳戶余額，生成準確一致的財務報表，并解決任何與會計或銀行相關的問題。 

這個月底的財務結算流程給會計團隊和CFO帶來了壓力：長時間工作，令人沮喪的瓶頸以及繁瑣的手動對帳。它要求準確性，及時性和對細節的高度關注。更重要的是，在月底結算期間無法使用其他會計功能。 

在RPA的幫助下，員工可以專注于從數據和報表中得出有意義的結論，而不必進行繁瑣的數字運算。

• 差旅和費用處理

員工出差拜訪客戶或參加會議時，他們會帶來大量的發票或者收據，最終找公司報銷。不幸的是，有些發票缺失，有些會超出政策，有些會遲交，甚至會有假發票，有些報告問題百出，這樣就有很多麻煩（這些業務銷售都是老板紅人，得罪不起）。 

RPA機器人通過將費用與公司政策進行比較，跟蹤發票并將數據直接提取到報告中，從而簡化了費用報告的批準和付款流程。它甚至可以通過電子郵件向新員工或違反政策的人發送警示（這個主意好，不怕抹不開面子啦）。

• 欺詐識別

欺詐使有些公司損失了數百萬美元和公司信譽。手動收集和監控信息以檢測欺詐行為對員工來說很費力。機器人不僅可以發現欺詐行為，還可以根據數據模式預測未來的欺詐活動。

• 公司之間的對帳

盡管對帳是所有會計任務的一部分，但公司間對帳尤為重要。當母公司的兩個分支機構進行交易時，需要對數字進行核對，以確保記錄一致，并正確顯示在財務報表中。 

RPA使這些余額的檢查和對帳自動化，形成異常報告，并創建文件和電子郵件報告以供財務審核和批準。

• 銀行稅務保險社保流水記錄

會計或者出納每天都和不同銀行之間拉流水，打印回單，每月都要和稅務機關，社保等機關提交報告，這些重復性勞動都是RPA機器人的理想工作內容。來自中國上海的趨研科技開發的出納機器人DocuAI在這些方面表現非常杰出。

案例分析：我們來看看這個神秘的軟件機器人DocuAI到底如何工作？

A: 應付帳款中的RPA機器人：

Lisa負責應收帳款，她負責將公司的發票上傳Sharepoint，以供客戶付款。她通常手動處理每張發票，每張發票需要5-10分鐘，在當前狀態（RPA之前）中，她必須將Excel文件與xml文件分開（在SAP自動創建的文件夾中），壓縮xml文件（發票），然后將這些發票上傳到Sharepoint網站供客戶訪問。

RPA之前的用例過程如下：

• SAP會根據客戶自動將發票保存到特定的網絡文件夾。

• Lisa打開資源管理器，然后存到今天的發票文件夾。

• 她選擇了所有xml文件，并確保不選擇任何Excel文件。

• 她將這些xml文件壓縮到一個文件夾中。

• Windows壓縮文件夾時，她等待。

• 壓縮文件夾后，她導航到相應的網站以上傳文件。

• 她登錄到該網站。

• 她上傳新創建的zip文件夾，其中包含要支付的發票。

這是繁瑣的工作，每天由多名員工為眾多客戶執行。

但是，借助機器人技術，Lisa的重復性工作將大為不同。使用RPA之后，是這樣：

• SAP會根據客戶自動將發票保存到特定的網絡文件夾。

• Lisa啟動了RPA AR Bot。

• RPA要求Lisa為今天的發票選擇正確的文件夾（文件夾每天更改）。

• 然后，RPA會自動導航到Lisa選擇的文件夾。

• RPA搜索，然后選擇所有xml文件。

• RPA將所有xml文件壓縮到桌面上的一個文件夾中。

• 預設延遲使Windows有足夠的時間壓縮文件夾（壓縮時間取決于文件數）。

• 然后，RPA導航到該公司的發票站點，使用Lisa的用戶名和密碼登錄，選擇“上傳文件”，然后上傳包含發票的zip文件夾。

• 上傳后，RPA從桌面刪除zip文件夾，以減少桌面混亂。

以上藍色字體全部由機器人處理，與RPA之前需要50次以上的單擊相比，Lisa現在只需要幾次點擊。Lisa過去需要5-10分鐘來壓縮和上傳發票，但是現在她只花了2分鐘，平均每張發票節省了7分鐘。Lisa曾經花大部分時間只是拉動和上傳發票。現在她有時間專注于更重要的事情。

B，趨研DocuAI 出納機器人

Lucy 是上海某家大型物流公司出納，整個公司接近300位員工，財務部接近20位同事，她每天處理8家銀行，10多個賬號的業務，她必須每天到每家銀行網站拉流水，打印回單，再上傳到自己公司系統，安裝了趨研DocuAI 軟件機器人，機器人每天定時就會自動以Lucy的賬號和密碼依次進入每一家銀行系統（一共有8家），自動拉取每一個賬號的流水，打印回單，自動上傳到自己的系統，以前Lucy完成整個工作需要1.5個小時，現在Lucy完全可以騰出手來專注其他更有價值的工作，只需偶爾監控機器人，看看是否有異常就好。

需要注意的是，RPA可以幫助自動執行手動重復性任務，但是不能取代人類的思想，也不能做任何決策，所以同事們完全不必擔心機器人會取代我們的工作，一方面我們需要有經驗的會計師或者出納員監控機器人，　報告異常，另外一方面，也許，我們從現在開始，可以給自己再次充電，都了解深層的財務管理，規劃，運籌，這樣，就能立于不敗之地。

特別聲明：

文章來源：單證機器人

作者：曾志宏（Wechat-1638881963），自由撰稿人，北科大畢業，新加坡國立大學MBA，服務于GE，Rolls-Royce，JCI，Whirlpool等跨國企業，現在致力于辦公流程自動化，軟件機器人RPA，以及數字供應鏈，智慧物流等的推廣和傳播。

原文鏈接：https://mp.weixin.qq.com/s/G8VWBVrx-wOp5mtfg3-rkQ

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